展馆策划工作的标准化(附资料清单下载链接)

今天我们聊聊策划方案的标准化工作。

本文来源:策斩(公众号ID: YQ-Autumn);作者:策展人叶秋;原标题:《展馆策划工作的标准化》

不好意思啊小伙伴们。又拖更好久了……疫情之后项目爆发,连轴忙了两个多月,现在只能在高铁上写些东西了。

今天我们聊聊策划方案的标准化工作。

 

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前期资料对接的标准化

这个其实我已经在《展馆项目的前期调研与资料对接》已经讲过了,我还是再啰嗦一次吧。

1.1 展馆简报

填写它的主要目的是了解项目的基本情况,比如在哪?有多大?什么主题?甲方是谁?投资多少?多长时间?等等。

对客户来说,这是获取客户信息与诉求的一种渠道,对内部团队来说,能够统一团队对一个项目的基础认知,不至于信息不对称。

1.2 资料清单

分为展馆基底和内容资料,如下图。

这个文件我放在文末的云盘里了。 

02

资料管理的标准化

方案创作过程中非常容易出现的另一个问题是:团队的资料不统一,有时甲方图方便,直接将某资料发给了项目经理、销售或策划,而他们无法第一时间分享时,时间一久,每个人手里都会有不同程度的资料夹,然后……

  • “噫,你这个资料是哪里的?”
  • “唉,你的目录不是最新的啊”
  • “靠,你早不给我”

所以为了避免这个现象,我们采用的是资料统一接口制及统一管理制,即

  • 1、 统一资料接收与发送者,一般是项目经理。
  • 2、 统一资料整理与归纳者,一般是展馆策划。
  • 3、 所有人从甲方处获取的资料或自己收集的资料统一发送给项目经理。
  • 4、 展馆策划仅从项目经理处获取外部资料。
  • 5、 建立项目资料唯一库(可以使用私有云盘),资料库的建立与管理只能由展馆策划实施。

采用了这个方式之后,我们可以保证:

  • 1、 资料渠道的唯一性,资料不会散失。
  • 2、 资料库的唯一性与完整性。

项目资料想乱都难了。

 

03

标准工作档案

这个和项目资料管理一样吗?不一样的,这个指的是我们项目工作的归类与管理。

我们常出现的习惯是,直接新建一个文件夹,然后所跟这个项目有关的资料以及创作成果一股脑地都放置到文件夹里。

更有甚者,全放桌面……

额,你们是有多懒?

所以我的习惯是这样的:

一级目录,项目首字母+项目名称,如S上海科技馆新馆

二级目录,分三个文件夹,1参考资料,2过程文件,3最新成果

然后二级目录再分三级和四级目录。

  • “叶老师,每次都要全部写一遍……好麻烦哦”
  • “阿笨,你不会把文件夹建好,然后每次复制一份嘛”

这样的做法有什么好处?

  • 1、 资料细分后,可以快速地找到资料。
  • 2、 方便团队成果快速找到你最新的创作成果。
  • 3、 不同创作者的同一项目资料,可以直接复制合并。

实践证明,非常好用!

我知道你们懒,所以,这个标准文件夹也放在云盘里了。

 

04

PPT的标准化

我们经常碰到的一个现象是,策划用的PPT和其他人不太一样。

有些人用默认的版式,有些人用A3,有些人用16:9的格式,而又有些人用4:3的比例,有些人喜欢用模板,而又有些人就喜欢白色底板。

这些行为会造成后期排版时的工作量飙升,光统一版式就得花一段时间了,后期如果有一些更改,又得重新再调整。

所以我比较建议的方式是:

4.1 统一PPT模板

比如,我的PPT模板全部都是设置成32CM*18CM的纯色模式,并且在开始制作方案时会固定PPT版式里的首页、目录、扉页、正文页及分割页,如下图:

05

其他标准化

5.1 硬软件

创作一个项目之前,统一使用相同的软件及版权。不然我用的AI,你用的coreldraw,我用的PR,你用的VEGAS,我用2014版,你用的2007版……额……

5.2 字体

另一件恼人的事情是:永远无法统一的字体。你用微软雅黑,我用方正特雅,他用毛笔手书体……所以,一般情况下我们也会规定字体的选择。

5.3 备份

汇报之前,如果用的是甲方电脑,如果有条件,问问他们用的是WPS还是什么?然后尽量把字体安装文件也放在一起。

实在不行,一定要多备几个版本,并且如果条件允许,可以自带投影机,两个人以上出行的话,至少带两台电脑。

最后,汇报之前,尽量把方案在U盘、云盘里备个份,以防电脑罢工等幺蛾子。

为什么要这么小心?少年,你还是太年轻。

本文来源:策斩(公众号ID: YQ-Autumn);作者:策展人叶秋;原标题:《展馆策划工作的标准化》

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