活动结束后,我们应该怎样做好复盘总结?

能让你在相等数量的项目中快速提高自己的唯一方法,就是多总结。

本文来源:活动汪(公众号ID: event_wang);作者:乡绅野语;原标题:《活动结束后,我们应该怎样做好复盘总结?》

很多刚入行的新人经常会问我一个同样的问题:怎样才能快速提升自己或者如何快速成为行业的老鸟?

遇到类似的问题,我都会这样回答他们:多经历,多总结。

然而很多新人或者菜鸟,都只记住了前边的半句“多经历”,而后边的半句“多总结”却忘得干干净净。觉得自己只要多经历一些项目,就能学到宝贵的项目知识,成为老鸟。话是没错的,一般一个新人经历过50-80个项目就完全能从一个新人蜕变成老鸟。不过,也许连他自己都忘了,他说的是“快速”成长。

大家想想一家活动公司,需要做一场30-50万左右的活动,基本从前期客户对接提案在到筹备期,再到搭建、彩排,最后活动执行,基本上也要1个月吧。

一年12个月最多也就做个15-20场活动已经算厉害的了,做够50场你需要3年。这还有个大前提,就是你们公司业务足够多,非常饱和,才能让你有机会去历练。

所以,能让你在相等数量的项目中快速提高自己的唯一方法,就是多总结。

孔老师有一句话叫做:“学而不思则罔,思而不学则殆”刚好验证了总结的重要。

学习就好比多经历活动,而思考就是你的自我总结。两条腿跑步才能跑的快。当然我说的总结可不是平时项目人员发给客户的那份流于表面,或者怎么避免被扣钱的套路。而是真正的反思与复盘自己,让自己提高。

当我在筛选本次活动主题时,第一个觉得要写的就是它。原因很简单,总结这事,太过重要,但是又被太多人给忽略的可有可无了。所以,值得用一篇文章来好好谈一谈,活动总结。

总结,被很多活动人不喜欢的原因其实也很简单,因为总结这件事太枯燥无聊了,更不知道该如何总结,从哪里下手,该如何提高。

下面我就针对总结给大家一些方法论,让大家能够重新爱上总结,从而快速提高自己。

 

01

从整体入手

透过现象看本质

活动结束,应该在自己还对项目有深刻记忆的时候做全面性复盘与总结,我的习惯是从最早接触客户时开始,在第一次见面会上大概说了什么,在活动筹备期怎么做统筹和每个人员工作分配是否合理,甲方出了哪些幺蛾子我们是如何解决的,活动现场又出了哪些纰漏,如何发生的等等,一套整体性的梳理你会发现你在活动中的问题所在。

筛选出问题,并且单独思考解决之道。我自己把套复盘形式叫做“活动思路体操”,一套体操做完相当于自己又做了一遍活动。

记得2008年,汶川地震期间的一场地产类发布会,规模在60万左右。当时在地震前期是另一位项目经理在统筹,而我只是经理下边的一个主管或者专员而已。当活动已经统筹的差不多的时候,却发生了汶川地震,活动被迫中止。

2008年8月,因为奥运会的原因,所有行业百废俱兴,这场推迟了的发布会甲方通知继续执行,而项目经理因为其他的项目而脱不开身,最终这个活动的项目统筹工作落到了我的头上。活动非常非常顺利,甚至比地震前期统筹的情况还要顺利。

“一切似乎像有预见性的顺利”这是供应商给的评语。当然应该如此,因为我在第一次项目经理筹备的时候就已经在脑子里复盘了N次,就好像一部电影已经在我脑子里上演过N次,所以每个剧情和节点都非常清楚,台词都背下来了。

也是因为这次的成功,我成为了项目经理。机会是给有准备的人准备的,这个准备不只是看你经历过多少场活动,还要看你有没有常常思考与总结自己。

接下来这个案例是给大家推导一下,如何在整体中找寻方法论,提升自己的经验。

一次在会展中心举办的某汽车品牌经销商大会,做过汽车品牌经销商大会的朋友们应该都会有这种感觉,经销商大会活动流程不是最难的,接待工作才是最难的。动不动就是几千人,连续几天的N辆大巴车在机场循环接送,还有甲方高层以及经销商、员工的接待入驻,一点没有服务好,都有可能被投诉。

我们公司做的这次大型接待工作中出现的失误,甚至被客户投诉,原因很简单。VIP室的接待工作我们公司的员工晚了15分钟才到现场。领导都已经在VIP休息了,竟然我们公司的员工还没到位。

事后才知道,负责VIP室工作的员工在为物料组的同事装嘉宾胸牌内页。由于接待工作快开始了,前台接待急需要胸牌。所以所有人都赶过来帮忙,竟然忘了VIP室的领导接待。物料组的人也很冤枉,他们为了胸卡内页的安装,已经忙了一个通宵。

因为设计把内页的画面尺寸做大了点,2000个胸卡需要边剪裁边安装,不知不觉搞了一个通宵。设计说以前的嘉宾内页尺寸都是做的这么大,没有问题

当你针对某个点看问题的时候,你是看不清的。需要你整体复盘才能看清问题。当你整体评估时你会发现,问题的节点在于成本上的管理。

为什么这么说呢,因为2000人的胸牌内页安装只需要2个兼职提前一天,8小时的工作就能完成。完全可以解决掉以上的所有问题,所以以后的胸卡内页安装,我都会请协力人员提前一点到场安装。400块钱轻松搞定的事情,避免了员工通宵更不会有甲方投诉的事情。

整体性总结,一般会按照时间的推进节点进行划分,总共分为:沟通期、筹备期和执行期。

沟通期,是从见第一次见客户开始到最后一次提案结束。筹备期,是从确认中标后开始直到供应商搭建进场之前。执行期,差不多就是供应商进场搭建一直到活动结束。而这三个阶段,我会分别总结出优秀的经验以及不足之处和改进办法。不过有些错误,又是活动中出现的具体问题,那么就应该具体问题具体分析了。

 

02

局部问题

从局部出发

深入思考与总结

案例一:在国际电子展现场,服务的客户是一个全球知名的韩国电子品牌,我们公司负责整个展位的运营。活动前期的筹备都没问题,唯一出现问题的就是展台上的礼仪小姐,客户总是不给确认。一共10个礼仪,我们总共能拿出的礼仪资料就有200个,整个北京的协力公司电话都打爆了,甲方依然只是风轻云淡的说着,胖了、瘦了、丑了、头发长了这种无关痛痒的话。

看着韩国人的脸我真想一拳打过去,在筹备期我还在思考是不是韩国人都喜欢整容的脸,我们还特别推荐了一批,但依然被PASS掉了,最终半推半就的在200多个礼仪中选了10个。活动结束以后,当我在看活动视频做总结的时候,我终于发现问题出在哪里了。

韩国公司总裁的身高只有1.6米不到,而礼仪的身高都差不多1.75米以上。礼仪穿着高跟鞋,两个人站在一起别提多突兀了。我问翻译,客户有没有提到身高这样的字眼,翻译说提过几句,但是没深入去说,我觉得我们礼仪的身高都是模特身高就更没在这个问题上纠结。甲方不好意思提,翻译忽略了没翻译,导致礼仪选了200多个还没有合适的。

后边跟这个品牌又合作了几次,每次礼仪这块我都会选择身高在1.6m左右的,并且在PPT中把身高明显点明。甲方虽然不说,但都很满意,几乎一遍过。同事也觉得很神奇,问我怎么做到的,我只是笑一笑不说话,因为谁总结了谁知道。

案例二:记得在2010年左右,那个时候刚流行在嘉宾接待中用手印墙。一次在内蒙古的汽车自驾活动,我们在活动现场摆放了很多免洗涂料。嘉宾用手沾着各种涂料在签到墙上按手印。

手印按完,问题来了,客户带着满手的涂料接过礼仪小姐送上来的白色哈达。哈达自然而然的沦为了客户擦手的抹布,合影的时候,每个人脖子上的哈达犹如一块块五彩缤纷的抹布正随风飞舞的挂在客户的脖子上,丑陋至极。后来合影照片给客户的时候,还需要设计去P掉每一个哈达上的颜色。

后来我在总结和复盘的时候,觉得用水盆让客人洗手或者单用湿纸巾的方式都很难完全避免这种情况的发生,而且效果不理想。在淘宝查了一下发现水桶按压器这样东西非常合适。只需要一名礼仪帮嘉宾不停按压水就可以了。于是后边的手印墙标配就是桶装水、按压器、湿纸巾这三样。

其实在活动中我们总结复盘的时候你会发现,很多表格和范本的出现是真的很有必要的,因为那些都是总结出来的智慧结晶。都是为了更好的开展工作避免以前犯过的类似问题而准备的。我自己在工作中会有一个黑色笔记本,我会记录我每一次活动中出现的问题,如何解决的。

笔记本中我也会按照活动的每一个部分或者工种来划分,譬如:场地类、搭建类、创意类、协力类以及小物料类这5个版块来进行划分。

如果突然想翻看笔记本时,直接从该版块入手就可以了,这样做一是为了记的更牢靠,方便避免以后发生类似的问题,二也是因为根据版块划分能更好的建立自己的知识体系,更好的提高自己。

现在疫情期间,其实是一个很好总结和复盘的机会,把过往所做过的活动梳理一下,并加以总结提升,你会发现你在不知不觉间有了很好的提高。疫情结束后,你的能力也就甩开同事几条街了。

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