上市广告公司CFO告诉你:AE签合同要注意哪些事项

财务无小事,希望对你有一定帮助!

*本文来源:广告AE的那些事儿(公众号ID: adae01);原标题:《上市广告公司CFO告诉你:AE签合同要注意哪些事项》

跟很多朋友说,我在广告公司做account,对方都会很疑惑:你不学的广告嘛,怎么去做会计啦?好吧,英语不好我原谅你,但你说account是会计,emmmm……在某些层面上也说得通。

作为公司对外沟通的窗口,account确实要承担着控制项目成本,争取公司利润最大化的职责。签合同、开发票、催款、付款……也都是account分内之事。特别是对于签合同这件事,对于新入坑的小伙伴,还是会有一些疑问,今天就跟大家聊聊account审合同这件事儿吧[也都是血泪史]。

 

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首先说说合同模板

从哪来?

做account这么多年,经常会有一些朋友或同事问我要合同模板。刚入行时,自己也曾遇到类似的问题,最开始也只能到网上百度。但涉及财务无小事,网上的模板其实并不一定适合你的项目。那么从哪里找合适的模板呢?

找财务!

没错,合同这种文件最好直接咨询公司财务。一般比较正规的公司,都会有自己的合同模板,里面的条款基本都涵盖了公司业务的各个方面,直接请公司财务提供合同模板是最靠谱、最保险的。并且,一般比较正规的公司与不同合作对象会使用不同的模板,比如跟客户可能是一套模板,跟供应商可能是另一套模板。所以在请财务提供模板时,可以同时说明合作方的情况,以便财务提供对应的模板。

如果你的公司没有合同模板,也可以请签署合同的另一方提供。这样,至少可以规避从网上找模板条款缺失的风险。但一般建议优先请公司财务提供,因为所有的合同其实都是尽可能多地保护自己公司的利益,别人的模板在一些条款上肯定会倾向自己公司。

如果双方都没有合同模板(emmmmm……你要不要考虑换家公司,担忧脸),在网上找未尝不是一种方法,当从网上找也要讲求一定的原则,首先你要找的肯定是符合自己的项目属性的,条款比较全面的。

 

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那合同需要包含

哪些条款?

一份正规的合同要包含哪些条款呢?《合同法》第12条规定:“合同的内容由当事人约定,一般应包括以下条款:

  • (一) 当事人的名称或者姓名和住所;
  • (二) 标的;
  • (三) 数量;
  • (四) 质量;
  • (五) 价款或者报酬;
  • (六) 履行期限、地点和方式;
  • (七) 违约责任;
  • (八) 解决争议的方法。当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。

也就是说,网上找的模板至少要包含以上类型条款才算比较正规的模板。模板找到后可以给财务审核下,没问题再用。

好。再合同模板确定后,account接下来要做哪些事呢?直接把合同甩给财务让他们去签吗?不!

 

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合同甩给财务审核前

account要完成

以下几件事

3.1 补充空白条款

甲乙双方的基本信息、合同主要内容(主要是双方合同的内容事项)、KPI、合同报价、发票税率、账期、付款信息以及仲裁机构等合同中空白的信息。这些信息很多是财务不清楚的,需要account来填写。(只有你补充完整,财务才能去逐条帮你审核)

3.2 审核关键条款

上一条提到了合同主要内容、KPI、发票税率和账期,这几项是合同中最关键的几部分内容,所以account务必要审核清楚:

合同主要内容:是主要约束双方合作内容的,所以要务必完整具体全面,不要含糊其辞,尽量把合作内容说清楚;

KPI:是保护合作效果的标准,也是后期结款的主要依据,所以制定KPI时一定是要多方考量,这个标准是可以完成的,尽量降低自己公司的风险;

发票:合同中要写明能够开具或接收的发票类型和税率。一般来说甲方现在都需要增值税专用发票的,这种发票可以抵扣一定销项增值税税款(提醒:不管是你给甲方开还是乙方给你发票,都要尽快转交出去,发票一般有效期为360天(从2017年7月1日之后开出的发票),不要在你手里压着发票,到时错过核销有效期,一般如果发票开错了,要尽早请财务做冲红处理,越早越好)。

发票的税率对于乙方来说越低越好,因为税率越低也意味着项目的硬成本越少(增值税发票除了票面上的税率,还会产生一定比例的附件税(比例为增值税基础上的13%左右,各地区可能会有些许差异,如果你是开具发票方,这部分税率可提前与财务沟通,是否要把这部分税加到报价条目中,由于多数客户的系统中只有增值税部分的税率并没有附加税这部分的选项,所以报价中显示的税率尽量和发票票面上的税率保持一致)。

账期:很多人都感觉无关紧张,其实也是很重要的,账期是指的合同款项支付的周期,这关乎公司的资金流运转(具体有多重要就不说了,反正近些年很多小公司就是因为甲方拖款拖死的),所以甲方都希望长一点,乙方则希望短一点,所以account要做的就是争取对自己公司最优的账期。

另外,在审账期的时候,一定要注意看账期的起始时间,账期无论是60天也好,90天也好,从哪天算起很重要。一般甲方会写从开票日期算起,乙方会按项目完成时间开始算起。同一个项目的客户和第三方的账期的步调尽量保持一致,当中的gap不要过大,导致现金流流转不过来。

3.3 其他条款的审核

对于account来说,一切都要以公司的利益为中心。所以除了以上必要条款,合同中其他条款也要逐条查看。审核的原则就是:尽量减少自己公司的责任和意外风险!避免一些极端或霸王条款出现。

3.4 检查附件是否完整

一般合同除了正文,还会附加一些补充文件,如报价、保密协议、KPI考核表等,其中个人劳务合同还要有签署人的身份证复印件,经纪人代理签署还要提供代理人身份证复印件以及代理关系的说明。不同项目不同客户会有不同要求,但最基本的报价等都是一定要有的。合同签署前,也可以咨询财务需要哪些附件,提前沟通,避免遗漏。

 

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合同审核流程

在所有条款都检查无误后,接下来就要给到财务和对方审核。一般来说,合同审核的流程:

  • 我司财务审核+修改+确认—>对方财务审核+修改—>双方确认—>签署

在双方修改合同时,最好开启“修订”,这样方便双方一目了然修改的部分。

 

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合同签署要注意的

小问题

  • (一)  明确签署份数,一式几份,双方各执几份;
  • (二)  取消掉修订模式再进行打印;
  • (三)  字体字号统一,无错别字;
  • (四)  骑缝章、签字页盖章完整清晰
  • (五)  报价单等数据显示完整(不要出现部分数字显示成……的情况)
  • (六)  合同签署后,account最好复印存档(电子档更加便捷),以便后期查看使用。

财务无小事,希望对你有一定帮助!

最后:感谢孔明科技集团财务总监Maggie 对本文提供的专业意见!

*本文来源:广告AE的那些事儿(公众号ID: adae01);原标题:《上市广告公司CFO告诉你:AE签合同要注意哪些事项》

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