如何做好供应商管理和同事沟通工作?

内部资源是一双鞋,能够使你如履平地的走到胜利的终点。

记得很久以前,我听过一则寓言故事,故事开始讲的是有两个士兵,在丛林里露营,突然看到远处跑出来一只无比凶猛的老虎。一个家伙赶紧穿鞋,另一个家伙说:“你小子别穿鞋了,你以为穿上这双鞋就能跑过老虎吗?”穿鞋的那个人却慢条斯理的说:“我不需要比老虎跑得快,我只要跑的比你快就行了。”等没穿鞋的那个人反应过来两人已经奔出数米,再返回去捡鞋已经来不及了,最后可想而知,穿鞋的士兵获救。

这则故事想告诉我们什么呢?现在这个弱肉强食瞬息万变的市场,就是那只凶猛无比的老虎,而“一双好的跑鞋”就是我们身边所拥有的优质资源,我们想要跑的比别人快,那么拥有资源是至关重要的,靠自己“赤足裸体”最后只会被拥有资源的人甩在身后沦为市场的牺牲品。

那么对于活动公司来说,什么是我们的资源呢?拥有一个稳定的优质供应商库、优质的人才库、良好的金融资源储备,这些就是我们获胜的底气。

从项目落地性角度出发、从项目经理角度出发,今天我们只谈管理供应商资源和内部同事资源的一些实用技巧。

 

01

供应商的管理技巧

项目中,供应商是我们每个项目都要打交道的,活动中常常打交道的基本上是场地方、舞美搭建商、第三方人力商、视频制作商、软件互动商、物料家具商,再有就是一些导演、艺人等等。每个公司对于供应商的筛选和采购管理都一套固定的体系,我们无法针对性说哪家好哪家不好,我们只需要在项目执行中学习掌握一些管理的小技巧,自然可以游刃有余的处理好你和供应商的关系,利用好这“第一双跑鞋”。

1.1 要学会互相尊重

人说你敬我一尺我还你一丈。供应商并不是低于你一等,我们和供应商的关系是合作关系。在平时项目沟通和交流中,要学会有耐心的、有教养、互相理解的与之沟通。对于初出茅庐,刚进入这行的小伙伴要注意,需要放平心态。

举个例子,交流沟通过程中可以从以下几点出发,平时称呼多用“您”,叫一声“老师”没坏处,对于技术专业性来说,他们才是老师。日常沟通见面、开会约定好的时间,不要因为对方是供应商就可以无理由迟到,如遇突发状况一定及时通知对方等等。

1.2 项目沟通保持严谨和信息同步

要知道无论是舞美搭建还是视频制作都是以数据说话。我们在和对方沟通中要时刻保持传达方向内容的准确性,建议拿文件、数据说话,比如:和舞美老师沟通尺寸材质、灯光效果时,项目经理一定要拿着提前标注好尺寸、效果、想要的材质去和供应商沟通。

对于想要传达客户想要的效果时,要落实到文字之后基于文字语言去沟通,深刻的去传达。避免大概、差不多等数据、词汇出现,总之,需要严谨去传达落实沟通。

合作过程中,保持信息同步也是必要的。如:需求的增减、搭建进撤场时间、尺寸的大小、效果的变化等,在客户提出需求的同时,第一时间通知你的供应商,尽量落实到文字上,这样在落地后如果有偏差,也可以第一时间去究责。

1.3 比价过程中,供应商评估要点

落地项目初期,我们会进行供应商的比较。这里需要掌握的要点不是谁家的价格低就用谁家,要从多个维度进行比较。

首先要从供应商的品质保证能力上进行调查,咨询其在圈内的口碑、品质质量、诚信程度等,作为初步判定是否能够达到服务标准,其次要对供应商的之前合作过的案例以及之前的样品品质进行鉴定。最后才是从价格角度去选择。

我们拿木工搭建工厂来举例:首先可以向采购或其他同事询问其在圈内做工的品质、诚信度是否可以进入你的筛选标准,其次,你要看过往案例以及过往合作过的客户看其经验是否被行业所认可,然后去到工厂实地考察一番,看其目前在做的材质、工艺、工人素质是否达到行业标准。

最后再根据预算进行衡量沟通。这样一圈下来,在供应商的筛选上可以缩小范围,减少最终合作起来出现问题的可能性。

1.4 供应商产出品质的把控

在确定合作后,可以派遣一位负责人去检查监督对方的产出过程,对过程进行把控指导,如搭建工厂可以派施工经理,视频制作一般是流程负责人。

项目经理可以在关键时间节点或特殊工序节点定期去对方公司进行监督检查,在内部审核合格后,可以由客户和采购一同到供应商处一起联合检验,如在进场前进行预搭建,来核检其品质。

1.5 建立问卷调查评分机制

可以在项目结束后,建立供应商评分机制,我们拿场地搭建供应商来举例:可以从现场还原度、现场运管管理、项目进度管理、现场配合度几方面来权衡打分、评价,部分内容如下图:

用数据来合理的评价供应商工作标准。有要求才有进步,有进步才有品质完善;总之不断要求供应商,激发他们使之能自我完善和提高。相信在以后的工作中始终保持严格要求,不断完善自我学习,自己终会不断强大。公司和供应商可以共同成长,那么供应商也可以稳固活动公司在客户心里的专业形象。 

02

内部同事资源的管理技巧

如果说供应商是能够助你跑的快跑的长远的“第一双跑鞋”,那么你的“第二双跑鞋”应该是内部同事资源。同事是与自己一起工作的人,与同事相处得如何,直接关系到自己的工作、事业的进步与发展。如果同事之间关系融洽、和谐,人们就会感到心情愉快,有利于工作的顺利进行,从而促进事业的发展,反之,同事关系紧张,相互拆台,经常发生磨擦,就会影响正常的工作和生活。阻碍事业的正常发展。在项目中,项目经理为领头羊,而策划、设计和其他的执行小伙伴就是能够载起项目顺利平稳前行的“第二双跑鞋”。
在项目推进日常沟通中,我们可以从以下几点进行。

2.1 主动沟通,推进各项工作进度

项目中,作为第一负责人,项目经理要主动去和策划、设计小伙伴建立沟通,安排好合理的交稿时间、脑暴时间、会议时间。

在客户提出内容需求和时间需求上项目经理要先进行解读、判断和过滤,梳理成易懂的传达给你的策划、设计、执行小伙伴,并且在过程中要主动去把控他们产出的内容和设计图是否是客户的需求方向。

如:在客户提出一个提交方案时间时,你第一反应首先是判断时间的合理性,如果你认为不合理,要用合理的理由尽量和客户去沟通争取,和你的team成员去沟通好他们可接受的时间范围后再答复,而不是一味的以客户为导向,被客户牵着鼻子走。

这样下来,你的team成员也一定会认为你是个好的team leader,会设身处地的为团队成员着想,自然会更加配合你的工作。

2.2 以项目为导向进行需求沟通

这里需要说明的是我们平时和团队小伙伴沟通交流的一些语言技巧,团队中每个人的性格处事风格均不一样,难免会产出一些摩擦,作为项目leader最重要就是要平衡处理好团队成员的关系。

我们沟通的原则是不能带有个人主义意见,一切以项目为导向进行沟通。举个例子,在客户提出了方案中的某个设计效果一直不满意,不能达到要求的效果,而设计小伙伴又是加班了几个通宵去修改难免情绪上很不好,存在委屈或者烦躁的情绪,作为项目经理,沟通解决上不要带有个人主义想法或者干脆说客户要求的,你也没有办法必须去做等等的言辞。

你可以说,首先我们的目的是为了顺利落地这个项目才去接受这个客户的想法,我们可以换位思考,客户会比我们更了解自己的品牌调性,想法上一定有他自己的考虑,作为设计师作品被落地才是一个成功的作品,不然只有过程没有结果是没有意义的。

相信一定会比直接要求他更能够理解修改的意义。所以你学到了吗?

2.3 沟通交流机制落实到文本上

不要认为是和自己人沟通就可以省略文本这一步骤,俗话说“好记性不如烂笔头”,基于清晰明确的文字+图片语言去沟通更利于加深对于需求的理解。

这里建议各位项目经理们在投标期可以分别建立策划工作内容和设计工作内容,用文档或表格将对于客户属性的分析、brief的理解、活动的目的、受众群体,以及设计需要出的效果图数量等详细的落实到笔头。

这种的沟通机制是明确有效的,最后按照要求去定时收作业,何愁会丢三落四呢~在日常修改中,也可以用PPT格式将需要修改的细微部分标记出,这样检查起来非常方便。

件件落实到位,自然无论是在客户圈里还是在同事眼中,你的口碑自然不差。团队成员也会更加信服你,支持你~

“供应商资源”和“内部人才资源”就是支撑企业平稳行走,支撑项目顺利落地的两双无比重要的“跑鞋”。

越来越多的企业从偏落地执行型公司转型为资源整合型公司,就意味着“资源”对于活动公司未来发展越来越重要。

而责任到人,只要你还是活动行业的一员就要顺应行业的发展,转变自己的思维模式,“资深经验+丰富资源”才能稳固你在行业内的地位。而对于企业来说,“资源”也是专业度的一大体现。

那么,你现在应该能更好的理解开篇这则寓言的含义了吧!

原标题:技巧:如何做好供应商关系的管理和同事沟通工作

本文来源 活动汪(公众号ID: event_wang)李朝歌 原创,由阿菲推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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    Gates发布于: 

    资源管理。问卷调查评分机制

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