[X必读] 大型活动执行最详细手册!

本执行手册仅为大型会议活动提供原则性指导。

今天,直接上硬货!!!

写在前言:

本执行手册对象为大型会议活动,由于大型活动工作流程较为复杂,涉及繁杂的现场服务等事宜,因此需要在活动具体执行中制定严谨周密的活动执行方案,本执行手册仅为大型会议活动提供原则性指导。

本手册将活动分为项目筹备期、项目执行期、活动现场期、活动后期4个部分展开。

 

01

项目筹备期

1.1 获取信息和资料

和客户初期建立沟通时,一定要摸清楚客户的诉求和客户的基本信息。如果你所在的公司已运营多年,业务流程比较清晰,可以制定一份标准版的客户需求信息表,将需要知道的信息一一罗列出来。发送给客户,让客户进行对应填写。

 1.2 初次约见客户

和客户见面之前,先做好充分的准备工作。例如:整理相关的案例资料,突出专业就对了!还有一个目的就是探下客户的“虚实”。

 1.3 头脑风暴会

拿下一个项目,很大程度上依靠的就是团队成员的头脑风暴,如何将头脑风暴开好,开出价值来,就非常考验组织者的组织能力和协调能力。

1.4 提案阶段

提案除了依靠专业能力和演讲能力以外,也需要点运气。

1.5 内部立项

当项目已经进入到初始的合作阶段时,就可以为项目进行立项,将项目信息录入到公司内部的信息系统里面(MIS),没有条件使用信息系统的,可以用表格工具来替代完成。

 1.6 项目推进表

项目推荐表是活动公司都会用的一种表格,一般也会分为内部推进表和客户推进表,一份是内部团队成员使用,一份是定期每天、每周发送给客户。

  1.7 项目碰头会

项目碰头会可以是和客户进行,也可以是和项目团队。取决于项目本身的进展情况。

 

02

执行期

2.1 报价、合同管理

报价和合同虽然看似简单,但是稍不注意,就会酿成大错,另外,对报价单和合同的归档管理意识也很重要。

2.2 场地管理

 场地管理主要分为场地筛选、场地排查、场地勘测3个部分,当确定场地之后,一定要对场地进行充分的了解和实地勘测之后,再做出详细的场地方案。

2.3 供应商管理

供应商主要分为搭建供应商、AV 设备供应商2大类,还有小类的演艺供应商、摄影摄像供应商、第三方外包人员等。

还有人员派遣公司/服务人员管理、化妆、发型供应商/个人管理、艺人经济公司/艺人管理、服装供应商管理。

2.4 演艺人员面试管理

演艺人员面试主要包括礼仪、模特、舞蹈演员、兼职人员等等。在大型活动举办前期,都要对演艺演员进行线下面试,筛选出符合活动特质的演艺人员,保证外部人员的专业性。

还有舞蹈演员面试流程、MO 面试流程、MC 面试流程、翻译人员面试流程、CO 面试流程、杂务人员面试流程。演职人员、服务人员、工作人员面试管理。除此之外,还有所有人员的会前培训管理。 

面试管理打分表 △

 2.5 运营文档

运营文档分为执行期、活动现场应用2大类、主要是以各种表格进行呈现记录,合理安排、分工明确,其目的就是为了项目按照既定的时间节点正常推进。

 

 03

现场期

 3.1 物品检查

运送到活动现场的所有物品,包括奖品、道具、施工工具等等。可以根据前期制定的物品清单进行一一核实,物品一定要做到“只多不少”。

 3.2 入场前联络

再次和场地方、供应商、客户三方进行电话确认进场的时间,是不是按照既定的时间和要求在有序进行推进,有没有意外事件发生。

 3.3 施工彩排的配合

 遇到时间紧张的情况,可以根据施工的进度来决定彩排的时间和位置,这里面就需要充分考虑到既不能影响正常的施工进度,也不能耽误进行彩排时间。

3.4 物料搭建管理和注意事项

按照既定的施工要求,按质按量完成物料的搭建工作,除此之外,还有 AV 灯光器材安装的施工以及注意事项。

 3.5 审查制度

 审查制度分为彩排审查、现场执行审查2大类,彩排审查主要是核实演艺节目的质量和呈现效果,现场执行审查主要核实现场的物料和设备是否有损坏。

3.6 现场基础要求管理

以工作人员的着装为例,一定要严格按照公司规定,工作人员在现场的着装要求进行,以及要注意客户对个人服装的要求。

除此之外,还有时间基础要求,现场纪律基础要求,化妆、发型、首饰基础要求,餐饮基础要求,突发事件对应基础要求,撤场要求6种类型。

 

 04

活动后期

 4.1 费用结算

费用结算是根据项目结束后,最终实际产生的费用进行整理和结算。以及团队成员在服务项目时,产生的报销费用进行整理。

 4.2 总结报告

总结报告需要做成2种版本,一种是供公司内部进行复盘总结,一种是交付给客户。

4.3 资料整理存档

这里指的资料一般是活动结束后产生的音频、视频、照片,这些资料可用于案例展示,也可以用于后期的市场宣传做背书。

 4.4 写感谢信

一场活动的圆满落幕,离不开客户、供应商的支持和协助,写一封感谢信以作感谢,可以巩固合作关系。

原标题:大型活动执行最最最详细手册,有钱都买不到!

本文来源 活动汪(公众号ID: event_wang) 大汪 原创,由阿菲推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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