新媒体远程办公操作指南

远程办公不可缺的是营造工作的仪式感。

今天,你远程办公了吗?

据我们了解,不少公司今天已经开工,流量太大,一度导致钉钉、企业微信和Zoom崩溃;不少人也表示,在家办公爽是爽,效率是真的低,房间里的每个物件都是诱惑——是我的床,它不放过我!

那么,新媒体同行们都是如何远程办公的?需要用到哪些软件?我们采访了一些同行,并整理了多个沟通、协同工具,希望对你有用。 如果你还没开工,那……我真的很羡慕你!

 

01

新媒体公司的远程办公tips:
语音优先、结果导向

远程办公的优点在于,行为有据可查,责任明确,而且时间自由,但缺点也在于,时间太自由。

不少同行提到,因为无法面对面,也没有办公的环境,容易导致效率地下。总体来说,图文类新媒体还是比视频类新媒体受到的影响小,直播带货行业更多受物流影响。

以下是一些新媒体同行的经验。

1.1 能语音绝对不文字 

「丁香医生」和「星球研究所」都有相关人士表示:能电话绝不微信,换句话说,能语音绝不文字。微信文字沟通,一来一回很容易导致效率低下,甚至信息传达错误。

震惊文化也表示:一切从简,怎么高效怎么来。

1.2 多储备几个协同软件,必要时直接语音通话

面对钉钉和企业微信均崩溃的时候怎么办? 有的团队果断发起微信语音通话;新榜的成都团队今天早上用YY语音进行了80人的全员会,“亲测好用,稳定;支持网页、PC、App;管理员权限明确……”。

唯一坏处是,可能会想起打游戏的过往!

1.3 视频Say hi 

新世相的同行认为,人与人之间依然需要面对面,看到彼此的眼神,才能实现更充分的交流,所以“我们有时会采取视频会议,或者早上花5分钟开个视频会议给彼此打个招呼,督促大家起床洗脸洗头,帮助大家更好的进入工作状态”。

联丰影视传媒也表示,尽量视频会议,而不是语音。参会者可以更集中精力讨论问题。

1.4 视频团队怎么工作?存货、提前策划、KOL自己拍

惊鱼文化告诉我们,过年前他们已经拍摄了部分素材以备不时之需,所以视频团队现在可以继续剪辑存货,大致可坚持到2月底。此外,他们的视频团队已经提前开始进行视频策划和脚本撰写,等到疫情解除后直接开工。 「歪果仁研究协会」表示,因为KOL自身具有拍摄能力,所以目前以他们自己拍摄为主,等疫情过去再重新启动团队拍摄模式。

1.5 制定线上办公流程,规划时间 

惊鱼文化方面还提到,虽然公司一直以来都以线上业务为主,但因为需要进行头脑风暴等团队工作,管理者较难统一和协调各方面的想法。大体上来说,远程办公需要制定明确的线上办公流程:早晨打卡-每日工作计划-各部门协调会议-正常午休和下午办公-下班前发日报。

AbleSlide团队则表示,最好借助工具(比如Tower、Trello等),将项目目标拆解成每天一个个任务,线上任务责任到人;规划好团队的时间,以及团队成员个人规划好休息时间和工作时间。

1.6 强调质量管理、结果导向

2015年成立团队至今一直采用远程办公的「英国那些事儿」表示,通常他们的选题会直接通过微信群开。他们的经验在于,虽然不用考勤,但是要强调考核结果,比如文章量/达到发布要求的文章量,保证工作正常进行。 麦客网络则认为,因为新媒体行业长期会有远程协作,对远程办公适应力协同力应优于其他传统行业。

所以,远程办公可遵循PDCA原则(计划plan-实施do-检查check-行动action),保持目标任务拆解,日事日毕,做好沟通复盘,结果导向。

1.7 搜一搜“节后再说” 

第一件事,搜索一下微信聊天记录里的“节后再说”

——来自惊鱼文化的新媒体同行。

 

02

开工软件

为了方便大家实操,我们将目前比较常用的远程办公工具分为四类,通讯工具、协同文档和共享云盘,针对他们的特色进行了盘点罗列,方便大家打包带走。

  • 通讯、会议工具:
    钉钉、企业微信、飞书、Zoom、QQ、YY、Skype、Slack
  • 协同文档:
    石墨文档、腾讯文档、金山文档、幕布、135编辑器
  • 项目管理:
    Teambition、Trello
  • 共享云盘:
    腾讯微云、钉盘、百度云、微盘

2.1 通讯工具

总得来说,这些通讯工具均支持视频会议/远程演示、云盘、日程管理、在线文档等,钉钉和企业微信都支持讯直播,方便实时互动、保存录像。
各工具的区别在于通话群组大小、流畅度等,各公司可根据团队规模大小和使用场景进行选择。

2.1.1 钉钉

特点:102人会议(免费版,企业版支持302人)、远程演示、云盘、日程管理、在线文档

收费情况:免费

软件类型:桌面版、App

会议/远程演示

钉钉免费版支持102人会议会议,可共享屏幕、禁言参会者,会上也可以录制屏幕供会后查看。

远程协作

通过钉钉群可以实现任务分配和项目管理,需要在线编辑时可以采用钉钉文档。

2.1.2 企业微信

特点:打通腾讯产品、云存储、万人群、群直播、300人音视频会议(疫情期间)

收费情况:免费

软件类型:桌面版、App 企业微信打通了QQ、微信等腾讯旗下产品,用户可以一键登录,提供了万人大群和300人音视频会议等功能,能通过微盘进行网络云存储。

300人会议

工作台界面进行会议预约和发起开会,疫情期间免费开放300人的音视频会议。

日程管理和待办事项

在日程管理页面可添加个人和团队日程,并邀请团队成员加入;待办事项也可加入参与者,进行统一的任务管理。

2.1.3 飞书

特点:商业版办公套件、远程会议、日程管理、云存储

收费:限免至5月

软件类型:桌面版、App 飞书是字节跳动公司推出的企业沟通和协作平台,1月28日期开放使用,限免至5月1日。除了聊天和日程管理以外,也提供在线文档和云存储功能。如果是团队使用,可到飞书官网创建团队,并邀请成员加入。

共享文档页面

视频会议和共享屏幕

用户可以在飞书发起音视频会议,视频会议支持25人同时在线。

视频会议中,任意参会人都可以点击“共享”按钮共享自己的桌面或应用窗口,在头脑风暴和多人讨论的场景中比较实用。同时,主持人可以一键全员静音,指派新主持人等。

线上办公室

2月2日,飞书新推出的线上办公室默认提供语音沟通,每个办公室支持最多50人同时在线。

2.1.4 Zoom

特点:100名参会者(付费版最高可支持500人)、屏幕分享、音频转文字

收费情况:免费

软件类型:桌面版、App Zoom是一款专注视讯会议的软件,2019年4月刚刚完成上市,据调查,这是中小企业(员工少于500人)更偏好的会议软件。
最大特点在于高清、流畅、在线协同、屏幕共享,免费版的群组视频会议时长为40分钟。疫情期间,在线视频会议服务免费并且不限时长。

2.1.5  QQ

特点:16人群视频通话、文档/白板演示、资料传输/存储

收费情况:免费

软件类型:桌面版、App版 相对微信群,QQ上有更多的文件管理功能,所以是很多班级群的首选,签到、群接龙、投票、作业等都是比较常用的功能。适合小团队在视频会议/远程演示和信息收集的场景下使用。

16人视频会议/远程演示

QQ群里可以发起16人视频通话,支持全员静音或单独静音个别成员,如需演示,可以共享屏幕、窗口和白板。

2.1.6 其它

YY语音,斗鱼等游戏常用语音软件,比如新榜的团队。最大的特点是免费且稳定,作为非办公软件,也可以避免了流量太大导致的崩溃,还能重温曾经的青葱岁月……

2.2 协同文档

针对近期疫情,不同协同文档软件也对远程办公进行了升级,包括协作人数上调、会员功能限免等,用户可以根据团队需要选取。

2.2.1 石墨文档

特点:协作人数无上限、上线新办公模板

收费情况:个人版免费,疫情期间个人版升级远程办公版、企业高级版免费

软件类型:网页版、桌面版、App、微信小程序

在线协作

这是新榜编辑部最常用的功能,作者写稿,编辑和合作方可以在线查看和提出修改意见。可新建文档、表格、PPT,疫情期间,思维导图、表单和白板也面向个人版开放。

其中,白板功能可用于直接分享至群成员,适合在头脑风暴场景下使用。(提示,该功能仅支持网页版,如果使用触控笔比如Apple pencil,可以通过Safari等浏览器打开)

办公模板

针对不同办公场景,石墨推出了8款办公模板,如需进行任务管理,可以添加项目看板和人物管理模板等,可以将人物分配至个人,标注开始和完成时间、自动填写任务状态。

除此外,办公模板中还有财务模板、周计划总结模板、OKR模板、待办清单、会议纪要和四象限任务模板。

注:远程办公版可在https://shimo.im/pricing/personal页面领取。

2.2.2 腾讯文档

特点:打通腾讯系产品、远程展示、智能翻译、200人文档协作

收费情况:疫情期间会员免费使用1个月(需在「腾讯文档」公众号回复“申请会员”使用,次日开通)

软件类型:网页版、App、微信及QQ小程序

针对疫情期间的返工人员信息统计,腾讯文档上线了多个疫情统计模板,将单个收集表填写人数提升至7000条。(如需使用高级功能,可在「腾讯文档」后台回复“申请会员”填写信息,会员权限将于次日开通,免费时长为1个月。)

协同编辑

如果需要多人进行审稿和修改,腾讯文档的word、ppt和excel都支持200人协同编辑。在稿件审核、信息统计和项目进度管理场景下比较实用。

远程演示

如果需要向同事展示PPT,可点击远程展示,使用激光笔(无法进行标注)和语音配合讲解(在线文档和在线PPT均支持远程演示和语音通话)。

2.2.3 金山文档

特点:远程开会、在线演示、365人文档协作

收费情况:免费

软件类型:网页版、桌面版、App、微信小程序 金山WPS办公套件主要有五大功能,包括多人异地开会、待办事项安排、团队文件管理、协同编辑、多人信息管理等。(如需开启团队协作办公,可在主页面进行申请)

异地开会/远程演示

异地开会需要用到文档、PPT和表格等内容展示时,可以点击新文档上方的【展示】按钮进入开会展示页面,【邀请成员】即可加入。主持人可同步展示页面,实时标注,进行语音讲解。

协作编辑

目前金山文档官方开放365人同时协作编辑的在线文档/表格/幻灯片,上线了多个免费常用模板,比如工作计划表、图表数据、财务报表、各类PPT模板等。

2.2.4 其它

大纲笔记软件幕布今天宣布高级版3个月免费,除了原有的协作和功能外,支持无限空间、数量,内容高级样式和思维导图高级风格。

对于图文团队来说,因为需要在公众号进行样式排版,石墨、腾讯文档都可能在粘贴时出现格式错误,所以有的团队也会使用135编辑器直接进行协作。

 

03

项目管理

虽然使用Excel表等办公软件也能实现项目进度管理,但专业软件可以更好地帮助团队管理者进行任务管理,比如阿里旗下的Teambition,以及Trello等。

Teambition

特点:任务可视化、流程共享

收费情况:限免至5月

软件类型:桌面版、App、微信小程序

长线的项目,用统一的项目管理工具对任务进行分解和可视化,有助于提高管理效率,让所有参与者对任务详情一目了然。

附一个「半佛仙人」对Teambition的介绍,类似Teambition这样的工具,最大的作用就是能够把工作细分成模块,并把每一个模块之间的关系连起来。除此外,进度的可视化能帮助团队成员和管理者适当条恒工作节奏。

图片来源:半佛仙人

类似的工具还有Trello,也可以通过任务看板将任务模块化和可视化,将任务指派到个人,实现高效管理。

图片来源:Trello官方网站

 

04

文件共享

新媒体同行不免会遇到共享素材如长图、视频的情况,微信有大小限制、QQ也不方便管理,使用云盘软件可以提高沟通效率。

常见的共享软件包括百度云、微盘等,如果使用的是钉钉、企业微信等,可以使用钉盘、微云等。

最后,远程办公最重要的是,营造工作的仪式感,比如,不要在休息区域办公。这大概也是新世相采用视频say hi的原因,洗脸洗头可以帮你更好地进入工作状态。

本文来源 新榜(公众号ID: newrankcn)新榜 原创,由阿菲推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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