看过活动策划指南,你看过应急方案指南吗?

有了这份活动应急指南,就能解决80%的问题。

你辛辛苦苦筹备了一个多月的室内音乐会,突然音响设备损坏了;

你和同事们通宵布置好了广场活动场地,突然下暴雨帐篷塌了;

设计部加班熬夜改了几十版的主KV,嘉宾突然说到不了场了……

总有一些情况,是你想不到的。

但是遇到这些突发情况,你就手足无措地在那里等吗?

当然不是!

确实有一些情况我们无法预料到,但是更多时候,我们是可以提前做好预防的。

一、可控事件应急预案

1、  人员安全

安全保障是活动策划必不可少的基本部分,甚至在策划提案中占有很大比重。

1.1人员拥堵

广州灯光节、上海外滩跨年……每个大型地标景点活动,都是人员拥堵,发生踩踏事件的高发对象。

在勘探活动场地时,就需要考察场地地形、周边道路及车流量,设置人员疏通路线,规划车辆停放区域。

1.2发生人员伤害

根据人员受伤状况,及时安排现场紧急处理或是附近医院就医,并第一时间通知人员家属。

2、  设备管理

2.1基础设备预备管理

在设备规划时,必须有多余几个相应设备进行预备,以防万一。同时在活动现场彩排时,也需要及时对设备的正常使用,剩余电量进行检测。

2.2设备使用区分

还记得2019年湖南卫视跨年晚会上,何炅老师因为话筒没声音而上了热搜吗?很多网友都在怀疑有黑幕,其实啊,这还真有可能就是一场失误。

一般来说,每个话筒都有对应声道,控台在演出过程中,都会控制只有需要的话筒可以发声,这是执行规范。但是也很容易会切错频道,产生失误。所以贴好标签,做好设备管理,是必不可少的细节。

3、  基本医药

突然感冒、跌打损伤……这些常见的小问题,虽然未必会发生,但我们还是要做好防范措施。夏防中暑冬防感冒,活动需常备基本医药物品。

4、  演职人员管理

4.1演艺人员状况

演艺人员来不了怎么办?基于现代契约精神,这种情况比较少有,但也不是不可能发生。可能是堵车不能按时来,可能是身体状况直接不来。这种情况下,为了确保表演按流程按时进行,可以提前后备一个表演节目,也需要保持和主持人的及时沟通,进行控场。

如果是演唱会这种以艺人为主的活动,比如年前刘德华因身体原因取消演唱会,就需要在后续工作中做好应急公关,该弥补的经济损失就要去弥补。

4.2演艺服装状况

道具组不一定需要裁缝,但必须要有针线盒。当演艺人员服装出现问题,换一套备用衣服,或者用针线临时进行调整,都是高效可行的解决方案。

二、极端事件应急预案

1、  天气状况

有位前辈曾经讲过他的一个亲身教训:他负责一个路演项目,活动筹备完全,进展十分顺利,然而却在活动当天下起了暴雨,他们的帐篷被吹得东倒西歪,物品全部受损,现场活动直接终止,最后也导致了严重的经济损失。

由此可见,天气对于活动的影响。刮风、下雨、下雪……再活动筹备时,一定要预先查看天气预报,对活动时候的天气有个大致了解,好做相应的防护措施。

2、  场地问题

活动场地多是提前沟通,较少出问题,但根据场地类型不同,也会有一些状况出现。

室外场地是否提供铁马防护栏,室内场地是否有特殊限制,附近是否有可停车区,这些是在活动筹备期就需要仔细勘察的事项。

3、  活动冲突

活动冲突我们去年刚好遇到过一次,因为马拉松活动封路,刚好堵住了去场地的唯一通道,活动直接无法进行。好在我们的活动是在下午,大家争分夺秒,还是顺利完成了活动。

但是这也给了大家一个教训,一定要了解活动执行时间段里,是否有活动冲突,是否有道路限制、行车限制(比如双层改装巴士禁行)等问题。

尽管已经标出了许多可能发生的紧急状况,但每一场活动都是不同的,因此还会有其他无法预料的情况出现,不过大都逃不离人员、场地、服化道、天气这几方面。有了这份活动应急指南,就能解决80%的问题,至于剩下的,就需要大家在活动实践中去慢慢积攒经验了。

本文来源 数英网 小唯13825034815 原创,由小唯13825034815发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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