办好一场活动,就是管好这10张表

[必读] 办好一场活动,就是管好这10张表

13张活动执行表格,解决活动“如何落地”的问题。

掌握好这几张表,就相当于掌握了一套活动“模板”,帮你管理活动的推进节奏和重要环节。

  • 1.工作推进表(Timeline)
  • 2.工作人员联系表(Contact List)
  • 3.活动流程(Agenda)
  • 4.活动执行分工表(Action Plan)
  • 5.台本(Rundown)
  • 6.AV设备清单(Equipment List)
  • 7.物料清单(Material List)
  • 8.第三方培训清单(Training List)
  • 9.彩排时间安排表(Rehearsal Plan)
  • 10.嘉宾信息表(Guest Information)
  • 11.VIP管理清单(VIP Management)
  • 12.传播计划表(Communication Plan)
  • 13.传播效果统计表(Media Review)

1. 工作推进表(Timeline)

这是活动蓝图和计划表。

受众:全体筹备人员

使用场景和内容:解决“什么人,负责什么事,什么时间必须落地”的问题。

1. 1 把整个项目拆细为工作组;

1.2 设置组长组员,明确工作内容和职责;

1.3 明确deadline。

2. 工作人员联系表(Contact List)

受众:全体筹备人员

使用场景和内容:这张表格主要列明每个工作板块中的负责人是谁,以便通过各种方式第一时间取得联系。

3. 活动流程表(Agenda)

这个不需要解释,帮助所有筹备人员、主办方老板、参会嘉宾、乃至通过报道后想要了解活动的吃瓜群众快速了解会议内容、流程的表格。

4. 活动执行分工表(Action Plan)

使用场景和内容:这张表告诉执行人员进场后,什么人应该在什么地方、什么时间、做什么事情。它是现场的纲领性、指导性的文件,也是项目OWNER(项目总负责人)的工作计划和执行依据。

5. 台本(Rundown)

也叫流程技术合成表,台本等,行内统称:Rundown.

受众:AV控台里内各个部门如视频、灯光、音响、直播、导演、主持人、演职人员等内部工作人员专用。

使用场景和内容:以大会流程和时间为纲,指导屏幕和舞台在每个时间点上应当呈现出的每个细节。

6. AV设备清单(Equipment List)

支撑一场约300人论坛必要的音视频、灯光设备清单。

7. 物料清单(Material list)

受众:各个板块工作组

使用场景和内容:活动当天所需要的所有现场布置、设备、道具等物料清单,一般按区域归类后逐项列出,描述具体样貌、材质、作用等,需要定好计算单位,确定数量、有时需要标明价格,用于前期现场盘点,也可以用作预算清单、结算清单附件。

8. 第三方培训清单(Training List)

受众:除了主办方和公关公司之外的第三方工作人员。第三方涵括礼仪小姐,志愿者,摄影摄像、直播、同传等战斗在第一线的外请工作人员。使用场景和内容:专业的第三方培训是活动成功的重要保障。

9. 彩排时间安排表(Rehearsal Plan)

使用者:嘉宾管理组

受众:流程组、嘉宾

使用场景和内容:彩排时间往往有限,大咖更是时间金贵,所以此表是用于合理安排大咖在有限时间内进行高效彩排。

10. 嘉宾信息管理表(Guest Information)

使用者:嘉宾管理组

使用场景和内容:嘉宾管理表的目的是管理不断变动中的各类嘉宾状态——嘉宾是否已经邀请?嘉宾是否确认前来?是否已经购票?是否有特殊要求?都应该记录在这张表里,用于随时反馈嘉宾邀约情况,适时调整邀约策略或提醒嘉宾购票。

11. VIP管理清单(VIP Management)

受众:VIP管理组

使用场景和内容:VIP接待是重点中的重点,这张表可以帮你拎清重点,以免在关键时候掉链子。

12. 传播计划(Communication Plan)

受众:活动传播组

使用场景和内容:活动的前中后三个阶段我们都需要做好传播的计划,按阶段盯住传播主体和传播渠道,并标注好传播细节,以便达到最大化的传播效果。一般包含传播阶段、传播主体、形式渠道和注意细节。

13. 传播效果统计表(Media Review)

受众:项目负责人/老板

使用场景和内容:用来回答1个问题:活动到底产生了什么效果?产生多少传播?多少发稿?沉淀多少客户?完成多少销售额?通过这张表格可以形成完整、直观的观察和判断。

(题图:Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash)

关于作者:刘娟 Jane,优森美驰活动营销机构第一事业部总经理,12年的行业经验。服务过三星 、百度、 英特尔 、SAP、 联想集团、 联想控股、 万达、 花旗、奔驰等。有国际团队合作经验。

本文由来源 优森美驰第一事业部总经理 刘娟 Jane 原创(首发会小二),由 文案圈周冬雨 整理编辑,其版权均为 优森美驰第一事业部总经理 刘娟 Jane 原创(首发会小二) 所有,文章内容系作者个人观点,不代表 策划人网 对观点赞同或支持。如需转载,请注明文章来源。
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  1. 陀螺
    陀螺发布于: 

    第一张表brief写错了哦

  2. Crazy小马驹
    Crazy小马驹发布于: 
    评分:

    好东西收下了

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