年会场地考察的10个维度(附清单) ​

活动选场地,究竟应该注意和考察什么?

本文来源:会小二(公众号ID: huixiaoer_com);原标题:《年会场地考察的10个维度(附清单) ​》

活动中,任何一项有关场地的细节,都将最终影响活动效果:

  • 场地空调不给力热坏了来宾;
  • 周边在施工嘈杂无比;
  • 酒店临时接待政府会议遭到踢会
  • ……

稍有不慎,就踩了大坑。

那么,活动选场地,究竟应该注意和考察什么?本期我们介绍活动场地在采购前的检查核对清单。

 

01

价格检查项

不同档期匹配不同价格。年会季的价格浮动比较大,找场地的时候需要和酒店确认不同档期的价格,以及是否适配预算。

  1. 1. 协调餐标。了解菜单内容、软饮酒水、开瓶费、清洁费等细节。
  2. 2. 最低消费,如宴会消费。
  3. 3. 额外费用。比如前往场地的车费等。

 

02

档期检查项

越火爆的档期,越需要提前开始抢订。如果同期周边还有一些其他的重大活动,就要考虑限行的问题,确定好酒店和档期之后要考虑活动报备的问题。如果发现心仪的酒店价格有些超预算了,我们可以通过调整档期来进行议价。

  1. 1. 火爆档期的预订难度
  2. 2. 周边限行
  3. 3. 同期政府活动
  4. 4. 活动报备报批

 

03

品牌服务检查项

一般而言,品牌酒店的服务是比较能够得到保障的。部分老板会对某一品牌会有忠诚度‍‍,那么在选址的时候就需要重点考虑这个品牌的优势在哪?为什么老板会喜欢它?以及这个品牌定位的调性是偏轻松的、偏度假的还是偏商务的?

此外,还有菜品的口味,‍‍以及宗教偏好,例如清真餐等‍。

  1. 1. 品牌酒店的优质服务背书
  2. 2. 相对趋近的菜系风格
  3. 3. 合约细节相似程度
  4. 4. 老板们对品牌的忠诚度

 

04

酒店位置检查项

酒店周边的商圈、在建项目、交通限行等情况需要提前了解清楚。酒店如果同期在举行政府活动,也要考虑该活动对自身活动的影响,如周边限行等。另外在今年的情况下,尤其需要注意跟酒店交涉清楚报批报备的事宜。

酒店整体情况:

  1. 1. 周边商圈及在建项目
  2. 2. 周边限行
  3. 3. 施工等路段

 

05

会议场地检查项

前厅的面积和搭建的条件决定了公司的签到、合影墙等互动怎么设计;会场的面积和可容纳的人数是关键性决定因素;入口的数量和尺寸等决定了会场中可以放多少东西以及如何放进去;场租的时长、费用以及会场设备的配置则对年会现场的搭建影响很大。

5.1 会场

  1. 1. 主会场位置,入口数量,尺寸长宽,灯下高,是否有柱子
  2. 2. 主会场是否有吊点、吊点数量及单根承重
  3. 3. 是否有投影幕及音响设备,如果是LED,要了解尺寸及分辨率
  4. 4. 投影幕布尺寸,投影机流明
  5. 5. 音响数量,类型,位置,麦克风数量
  6. 6. 讲台样式及尺寸,地台样式,尺寸及数量
  7. 7. 桌椅尺寸,桌布椅套颜色
  8. 8. 能否提供红酒杯,托盘,托盘口布颜色
  9. 9. 灯光开关位置,是否可以分开控制
  10. 10. 安全出口位置及数量,员工通道入口及上菜口
  11. 11. 场租的时长,费用,所包含内容
  12. 12. 同一档期是否有其他公司预定,是否有友商的活动
  13. 13. WIFI速度及强度,是否可免费提供独享带宽
  14. 14. 场租包含的具体会议物品,如鲜花,纸笔水等
  15. 15. 空调温度变化控制的时长,开关位置
  16. 16. 距离其他会场的位置及路线
  17. 17. 转播机位及预留区域,控制台位置

5.2 序厅

  1. 1. 序厅(Foyer)是否有柱子
  2. 2. 序厅(Foyer)是否有墙插电源、电量是多少
  3. 3. 序厅(Foyer)如何进货,超高超宽物品要与酒店协调
  4. 4. 茶歇区域地点
  5. 5. 指引牌摆放位置
  6. 6. 展区位置
  7. 7. 整体尺寸及可用高度
  8. 8. 是否有安全门及消防栓
  9. 9. 可搭建物及整体限高
  10. 10. 可使用搭建材料
  11. 11. 地面承重

 

06

嘉宾入场环节检查项

在这个检查项里,需要考察停车场的数量和收费情况、在户外做搭建的条件、酒店入口的搭建条件、签到处位置‍‍以及客梯的位置和使用等。

6.1 停车场

  1. 1. 停车场数量
  2. 2. 停车位数量
  3. 3. 停车收费情况
  4. 4. 限高

6.2 户外区域

  1. 1. 是否可以摆放及搭建制作物
  2. 2. 是否有挡雨棚
  3. 3. 是否有电源
  4. 4. 是否有合影区域及大巴车下客区
  5. 5. 是否有草坪喷泉等装饰,注意防蚊,防风,防雨,防雷暴

6.3 酒店入口

  1. 1. 酒店入口结构是否可以摆放制作物 是否可以悬挂条幅
  2. 2. 入口数量及位置

6.4 签到处

  1. 1. 嘉宾签到台位置,数量,区域尺寸
  2. 2. 是否可以摆放背板及材质
  3. 3. 距离酒店前台及礼宾部,电梯,卫生间,餐厅,会场的距离
  4. 4. 办理入住的流程

6.5 客梯

  1. 1. 位置及数量,是否需要刷房卡使用

 

07

房间、餐厅、

娱乐设施的检查项

除了这种度假村类型明确需要住宿之外,也建议办会人考察一下酒店房间,一方面可能会有员工在参与年会的过程中情绪高涨,饮酒过度‍‍,需要使用房间,另一方面如果有客户参加年会,也会涉及到房间的使用。有一些年会可能同时需要自助餐和晚宴,这就需要另外了解餐厅的位置、营业时间、可容纳人数以及菜单的品类等。

7.1 房间

  1. 1. 房型及对应数量价格
  2. 2. 客房服务
  3. 3. 行政楼层待遇
  4. 4. 免费升房政策

7.2 自助餐厅

  1. 1. 自助餐厅位置
  2. 2. 自助餐厅营业时间
  3. 3. 自助餐厅容纳多少人同时用餐
  4. 4. 是否可以提供独立区域服务本次活动
  5. 5. 特殊情况是否可以提供简餐发放给嘉宾
  6. 6. 餐厅是否有音响及投影设备
  7. 7. 桌布椅套颜色
  8. 8. 是否可以为活动定制菜单及独立场地,是否可以提供素食,清真食品

7.3 中餐厅

  1. 1. 餐厅位置
  2. 2. 餐厅营业时间
  3. 3. 餐厅容纳多少人同时用餐
  4. 4. 是否可以提供独立区域服务本次活动
  5. 5. 特殊情况是否可以提供简餐发放给嘉宾
  6. 6. 餐厅是否有音响及投影设备
  7. 7. 圆桌尺寸
  8. 8. 桌布椅套颜色
  9. 9. 是否可以自带酒水,是否增收开瓶费

7.4 康体设施

  1. 1. 康体设施位置
  2. 2. 营业时间
  3. 3. 服务项目及数量,收费政策

7.5 酒吧

  1. 1. 酒吧位置
  2. 2. 营业时间
  3. 3. 最大容纳人数
  4. 4. 酒水种类及价格
  5. 5. 是否可以自带酒水,是否增收开瓶费
  6. 6. 是否可以提供独立区域服务本次活动

7.6 合影地点

  1. 1. 是否可以搭建合影架子或者特殊拍摄
  2. 2. 协调酒店提前预留选定好的合影区域

 

08

筹备区域检查项

根据需要,我们要检查场地是否有化妆间、VIP室、物料间、卸货通道和货梯等,这些因素会影响整个进程的顺利程度。

8.1 化妆间

  1. 1. 楼层,名称,尺寸,数量
  2. 2. 是否有衣架,镜子,卫生间,灯光情况,插座

8.2 VIP休息室

  1. 1. 楼层,名称,尺寸,数量
  2. 2. 沙发,灯光,卫生间,茶几,插座

8.3 物料间

  1. 1. 楼层,名称,尺寸,数量
  2. 2. 桌椅,插座,钥匙是否可以提供

8.4 卸货通道

  1. 1. 卸货通道距离宴会厅的距离及线路
  2. 2. 货车是否能直接开到卸货平台
  3. 3. 超宽超长的特殊物品是否可以顺利进入
  4. 4. 施工人员证件办理需求
  5. 5. 进场手续及押金数量,收取返还方式

8.5 货梯

  1. 1. 货梯数量
  2. 2. 货梯容积
  3. 3. 货梯门的尺寸
  4. 4. 超宽超长的特殊物品是否可以顺利进入

8.6 电箱

  1. 1. 电箱数量
  2. 2. 电箱电量
  3. 3. 电箱接口
  4. 4. 电箱距离会场距离
  5. 5. 酒店接电特殊要求

8.7 卸货停车场

  1. 1. 卸货停车场位置
  2. 2. 办理卸货车辆手续需知
  3. 3. 卸货时间要求

 

09

交通检查项

确认附近地铁站名称、运营时间等信息,及时同步员工。如果是在目的地办年会,还需要考虑高铁、飞机等公共交通的动线安排,给同事们做一个明确的标识。

9.1 机场火车站出发口

  1. 1. 到达口位置及数量
  2. 2. 到达口至大巴车上客点距离及线路
  3. 3. 兼职站位点

9.2 机场火车站到达口

  1. 1. 出发口位置及数量
  2. 2. 大巴车下客点距离出发口距离及线路
  3. 3. 礼遇通道/紧急通道及取票处

9.3 大巴车停放点

  1. 1. 停车场位置
  2. 2. 接站站位点
  3. 3. 停车场至到达口距离及线路
  4. 4. 客人上下车点

9.4 地铁站&公交车站

  1. 1. 站名
  2. 2. 位置
  3. 3. 线路
  4. 4. 营运时间
  5. 5. 到达酒店的距离及线路

 

10

酒店周边场地检查项

有一些年会在白天会先进行培训会,中午可能要四散用餐,那么周边的餐饮情况就需要关注一下。另外图文打印社、‍‍超市商场、鲜花店、照片冲印店,甚至医院和派出所也都推荐办会人纳入年会的考察清单,这将是一个加分项。

10.1 社会餐厅

  1. 1. 社会餐厅距离酒店位置距离及车程
  2. 2. 大巴车停放点
  3. 3. 餐厅菜单及价格
  4. 4. 是否有投影幕及音响设备
  5. 5. 餐厅是否有自带舞台
  6. 6. 餐厅是否可以提供独立区域为嘉宾用餐
  7. 7. 餐厅圆桌尺寸
  8. 8. 桌布椅套颜色

10.2 图文打印社

  1. 1. 图文打印距离酒店位置距离
  2. 2. 营业时间
  3. 3. 价格
  4. 4. 制作时间
  5. 5. 是否有发票

10.3 超市及商场

  1. 1. 超市及商场位置,距离酒店路程
  2. 2. 营业时间

10.4 鲜花店

  1. 1. 鲜花店距离酒店位置距离
  2. 2. 营业时间
  3. 3. 价格
  4. 4. 制作时间
  5. 5. 是否帮送
  6. 6. 是否有发票

10.5 照片冲印店

  1. 1. 照片冲印店距离酒店位置距离
  2. 2. 营业时间
  3. 3. 价格
  4. 4. 制作时间
  5. 5. 是否帮忙装相框
  6. 6. 是否有发票

10.6 医院

  1. 1. 医院位置,距离酒店路程
  2. 2. 是否可提供救护车及医生驻场

10.7 派出所

  1. 1. 派出所位置,距离酒店路程
  2. 2. 提前报备

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