为什么职场高手都是清单控?

今天给大家带来的分享主题是「如何使用清单」,帮助大家提升效率,做好职场精进。

*本文来源:曹将(公众号ID: CJPPTAO);作者:莫斯;原标题:《为什么职场高手都是清单控?》;策划人网经授权发布

大家好,我是莫斯,一个刚工作3年,却有了9年工作经验的懒人。

今天给大家带来的分享主题是「如何使用清单」,帮助大家提升效率,做好职场精进。

核心解决以下三个问题:

  • 1. 清单是什么?
  • 2. 我们怎么制作清单?
  • 3. 我们如何使用清单?

 

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重新认识清单

对很多数朋友来说,认识的清单大概率是这样的:

△ 待办事项+时间点+打钩/划掉机制

但是,清单的外延可不止如此,它还可以是下面的模样:

△ 广州美食清单

△ KTV唱歌练习清单

△ 个人原则清单

看到这里,你肯定会好奇:那么,到底什么是清单呢?

说一下个人的理解:

清单,是将重要的事情借助外部工具进行收集整理与顺序排列,逐个执行或核查,最终达成目标的方法。

清单有四个特点:

  • ● 作为外脑帮助记忆、减轻大脑负担
  • ● 梳理筛选出关注的重点
  • ● 聚焦执行落地与核查遗漏
  • ● 能带来安全感和成就感

总之,有了它,记得更好、重点突出、落地方便、成就明显。

从使用情景出发,清单可以分为四类:

  1. 1. 执行清单
  2. 2. 核查清单
  3. 3. 沟通清单
  4. 4. 回忆清单

前三个来自于《清单革命》一书,最后的回忆清单则是自己定义的,它的作用就是用来储存记忆。

 

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如何制作清单

认识了清单的作用后,我们接下来看看如何制作清单。

2.1 清单的基本原则

在制作层面,它需要遵循四个基本原则:

  • ● 内容设计上,简单清晰一目了然,
  • ● 实际执行上,有明确检查节点(主要针对执行清单和核查清单)。
  • ● 随手可得但又不易丢失,成为你的贴心小管家,
  • ● 内容能不断更新迭代,以适应实际环境需求,不断丰富功能。图片

2.2 清单制作的流程

清单的制作流程可以很简单,比如:

  • ● 通勤路上随手记录待办事项
  • ● QQ音乐里新建歌单

但我想跟大家分享一个「清单制作五步法」,保证它的完整性和可持续性。

以制作一份「职场绝对不做的事情清单」为例。

第一步,确认主题:明确制作清单的主题与目的是什么,解决的痛点要够痛、爽点要够爽。

  • ● 背景:小黄,职场新人,经常踩坑或得罪人,但一而再三犯,生怕快被赶出公司。
  • ● 目的:总结职场遇到的坑,防止重复犯错,明确职业边界底线,获得成长与认可。

第二步,罗列记录:通过发散回忆或流程复现,将所有认为符合的信息点全部罗列出来,建议用A4纸或空白文档。。

小黄从日常工作里的工作执行、工作态度、人际交往、向上管理、职业路径等方向,列出踩过的大大小小50多个坑。

第三步,归类合并:合并内容类似的点,按照SMART原则进行精简与分类,最后得到一个分类清晰的清单。

里面有些点在很多场景下其实可以做,那把模棱两可的选项筛选掉;有些表述不全面要补齐,把表述类似重复的做合并,并精简了表述形式。

再进一步删减,只留下15条,并做简单分类,发现在工作态度/工作方法上踩过的坑最多,后续需要重点关注。

第四步,实践后验:将清单用于实践检验,并将实践结果或遇到问题进行备注说明。

  • ● 为了每天提醒自己,小黄把 15 条清单利用滴答清单批量导入功能,批量粘贴到 App 里。

  • ● 每天下班路上,打开 app 一边回想、一边逐个划掉,把又踩了的坑或经历在清单旁备注,以便后面再复盘。

第五步,校准更新:清单以固定时间维度(天/双月/季度/半年)进行更新,剔除掉验证后并不适用的事项,加上新的待验证/实现的事项。

通过以上五个步骤,保证一个清单目标清晰、内容完整、可被现实检验、并持续更新。

 

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如何使用清单

前面提到了四种清单类型以及如何制作完整清单的流程,那清单应该如何使用呢?

3.1 执行清单

  • ● 节点:设定检查执行进度的关键节点,以便发现并弥补问题,或赶上进度。
  • ● 消除:高频任务一定要设置勾掉/划掉机制,任务完成一瞬间快速勾掉,能带来心理上的满足。
  • ● 跟进:执行类清单落到具体的责任人、时间节点、预期结果,实现有效跟进。

3.2 核查清单

  • ● 消除:核查清单也需设置勾掉/划掉机制,甚至打印出来使用,确保无遗漏。
  • ● 分类:核查清单可按照场景/类型/流程做分类,同类内容一起核查,提高检查效率。

例如下图的「春节出行行李核查清单」:

3.3 沟通清单

  • ● 提纲清单:重要沟通前列出沟通重点的提纲,在对话时对照着这个提纲沟通,话题跑偏时及时拉回。
  • ● 框架清单:储备向上沟通/团队沟通/面试沟通的常用框架,在平时提前以清单形式,填充这些方面自己思考的关注点和观察点,在需要使用时拿来即用。

落地追责:业务沟通结束,列清todolist,落实到责任人与时间点,如@Amos 21号21点腾讯会议分享清单经验。

3.4 回忆清单

  • ● 定位外脑:回忆清单的定位是成为外脑,把易遗忘的记忆储存下来,比如美好回忆/愿望/经验。
  • ● 工具载体:载体相对丰富,云笔记/GTD app/Excel/垂直类app都可以,但因为回忆足够稀缺且容易遗失,所以我们使用的工具应该足够高频,而且可以有备份。
  • ● 美好记忆:将美好回忆整理成清单,身处煎熬困难之中,打开看看,带给自己些许温暖与动力。

  • ● 经验/资源清单:通过整合各类资源/经验,分类打包在一个Excel或文档里,可以快速调用。

比如把常用各类神器网址集合成你专属的网址导航、点奶茶的清单,建议既有本地文件有能云端随时搜到,比如这个PPT设计工具list 。

https://pyfn8im0rt.feishu.cn/sheets/shtcn2uCqnlp72Uxt32d0cTVVUc

 

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清单制作工具推荐

清单核心不在工具,而在于清单式的方法与思考方式。但是选择一款合适的工具,可以让使用效率大幅提升。

在这里,推荐三款我日常使用的工具,它们全平台适用:

4.1 滴答清单

  • 1. 符合国人使用习惯的 Todo List 类App。
  • 2. 循环任务:支持丰富的自定义循环任务设置,减少习惯养成的操作门槛。
  • 3. 闹钟提醒:智能识别输入时间,并且设置闹钟提醒,在指定时间弹窗闹钟提醒当前任务。

  • 4. 分类与标签:可以对特定任务进行分类和优先级标记,便于管理。
  • 5. 番茄钟:针对任务设置专属番茄钟,统计任务时间是否合理,并调节精力节奏。
  • 6. 多端打通:全平台多端打通,清单内容可随时云端同步。

关键是以上这几个给力的功能免费版就能支持。

4.2 云笔记软件

印象笔记/有道云笔记/OneNote/为知笔记等,都可以使用,优先选大厂,数据相对有保障。

主要有以下几点推荐原因:

  • 1. 多端云备份:(会员)可以支持多端云同步,防止内容丢失,便于查找信息。
  • 2. 全局搜索:针对关键词全局搜索,也可以设置标签,快速定位要找的清单内容。
  • 3. 多样式大容量:在多种样式文档记录的基础上,加上图片/视频/文件附件。

4.3 飞书(全平台)

  • 1. 办公协作类app,非常适合沟通清单场景。
  • 2. 云文档:通过清单事项跟进实现异步沟通,@对应对象可直接通知到对话,设置闹钟提示。
  • 3. 日历:日历订阅管理,类似谷歌日历,直接在日历上管理日程,管理当天todo。
  • 4. 丰富的插件:集成了滴答清单、OKR、Tower等众多协作工具插件,沟通清单使用典范。

  • 5. 其他垂直类app:如大众点评/网易云音乐等等,使用其收藏清单功能进行分类收集。

 

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我是小结

以上便是今天的分享,最后我们简单总结一下:

5.1 清单是什么?

  • 1. 概念与特点:外脑、梳理重点、聚焦执行落地与核查遗漏。
  • 2. 好处:安全感、成就感、减负外脑、简单易执行。

5.2 我们怎么制作清单?

  • 1. 原则:简单清晰、有检查节点、易得不易失、不断更新。
  • 2. 清单制作流程:确认主题→罗列记录→归类合并→实践后验→校准更新。

5.3 我们如何使用清单?

  • 1. 使用建议:工具应聚焦且高频、清单设计可复用、重要清单要备份。
  • 2. 清单工具推进:滴答清单、印象笔记/有道云笔记等软件、飞书、垂直类app。

最后,关于清单的终极目标,我认为是:让自己的生活清晰,让自己的人生有序。

希望今天的分享对大家有所帮助。

*本文来源:曹将(公众号ID: CJPPTAO);作者:莫斯;原标题:《为什么职场高手都是清单控?》;策划人网经授权发布

本文来源 曹将(公众号ID: CJPPTAO)莫斯 原创,由阿菲推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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