做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)

记住它!它会带你走得很远。

在介绍详细的活动操办流程之前,我想谈谈线下活动的「道与术」。

  • ★ 道是策略,术是技巧,先有道而后有术;
  • ★ 所有的术都应该服务于道。

我们觉得「用人之道」是一个很好的借力点。接下来,设计每一个环节时,我们都会先问自己:这对我们的目标用户有帮助吗?如没有想好这一点,力会分散,活动就成了打在男友身上的小拳拳。

「术」最重要原则,是管理好用户的期待值。

你的最佳伙伴就是你制定的各种SOP,最终目标是让SOP非常「弱智」,弱智到让一个刚来的实习生都能轻松驾驭,完美复现。

本文将以#CEO说用人#为例:

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1-1 筹备期

在筹备期你必须把整体方案完全想通,这部分会耗费你80%的精力,打好基础后,接下来的执行和活动都会非常轻松。

1-1-1 方案

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活动早期没资源,没口碑,可能需要老板帮忙刷脸请嘉宾。老板大多会在微信上跟嘉宾邀约,即甩几句话表达意思+详细活动方案.pdf。这时候几句话的邀约文案至关重要,一定要打磨好亮点。

同时,嘉宾一般很忙,手机上阅读的机率非常高,务必调整你文件的字体格式,大小,颜色等,照顾一下嘉宾的阅读体验。

1-1-2 Schedule

(1)和全体协同人员开一次会,明确分工、截止时间、反馈方式。

(2)用甘特图把工作事项,负责人,协助人,截止时间,每日进度反馈等等同步给大家。甘特图可以用Excel制作,也可以用更高效的Teambition等在线协同工具。

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)△为了示意,我截选了百场汇×女神派联合活动的甘特图

如若是系列活动,就像每周一次的#CEO说用人#,流程就可以简化,自己用得舒服就行。

1-1-3 场地

选场地,首先看逼格。可能因为我们本身就是做场地预订平台的,在这方面会尤为重视。

(1)全副武装看现场。

 

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#CEO说用人#第二期现场,屏幕旁边的两块大旗就是量身定做,与场地很搭,同时也保证现场拍照都会有品牌露出

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)我本周看场地的实测量图

(2)场地挑选SOP

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1-1-4 嘉宾

(1)诚意

专业选手最害怕的就是遇上门外汉。很多时候,嘉宾请不动不是因为大牌,而是你不够懂他。没有仔细分析过他的公司和个人的状态,不懂他想要发声的内容。

我们不单单要给题目,还要做好助攻手,帮助嘉宾迅速进入状态,把内容提炼并落地。

拿#CEO说用人#第二期举例,我们请的是馒头商学院CEO、前金山软件副总裁王欣。在得到初步应允后,给出用人话题库让她挑选主题。话题确定后,1天内把嘉宾网上可以找到的文字,视频资料,包括朋友圈全看了,迅速为其出提纲。

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)△上图为#CEO说用人#选题表

提纲包括以下方面:活动概述 - 认知 - 实例 - 技能 - 主办方希望的效果。

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(2)磨稿SOP

磨稿可谓是最磨人的环节,因为#CEO说用人#最重要的就是内容。而通常嘉宾都会很忙,需要你不断地去「骚扰」嘉宾。不要不好意思,你磨得越凶,嘉宾事后会越认可你,当然,过程还是觉得你挺烦人的。

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)#CEO说用人#系列活动每周磨稿SOP

骚扰也需要技巧,你要做的是帮嘉宾进入状态,而不是替他出内容。你可以尝试「激将法」,把过往的嘉宾分享,竞争对手,传播渠道新增等等最新消息推送给他,让他意识到这次活动是他及公司的一次对外PR,从而产生危机感和紧迫感。

1-2 执行期

前面我提到了一个重要原则:管理好期待值。在执行期里,深挖细节往往会超越用户的期待值。

1-2-1 宣传文案

 

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(1)文案要说人话。

在#CEO说用人#第三期中,原标题「谷歌Top5的伟大发明都是员工『不务正业』的产物,参照模仿如何避免水土不服」。

改动后的标题是:「谷歌用人非常牛逼,为什么你一用就死」。

后者明显比前者更能抓人,而且更加直接和明确。

(2)精心准备三条以上转发语。

这样可以减少同事,朋友,社群等的转发成本。

转发语更要说人话,可以把自己代入去感受。假设一个情景,你跟朋友吃饭,途中无意看到#CEO说用人#介绍,你觉得这个活动很好,想问你朋友是不是要一起去,那接下来你对朋友说的话,就是转发语。

(3)和设计师做好朋友。

视觉表现非常重要,一定要反复磨,先定主视觉,其他即延伸。例如#CEO说用人#的主视觉的基调色叫「淡山茱萸粉」,比普通粉色更要抓人,其独特性也在传播时一下子就能抓住眼球。

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1-2-2 活动报名流程及话术

魔鬼在细节,从活动发布后,需要针对不同的用户,在不同阶段,准备相应的运营和话术。

一般可以分为报名后 - 加群后 - 通过审核后 - 没通过审核 - 活动概述信息 - 前期采集用户资料。

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)△#CEO说用人#活动的话术准备

用户完成报名后,及时对其发出特制的邀请函,并建议用户发朋友圈。

1-2-3 活动物料

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  • (1)术业有专攻。以设计师语言交付文案、期待风格即可,别BB太多。掌握简单的PS,后期会有不断的传播渠道、合作伙伴进来,自己改字加LOGO,效率会高很多。
  • (2)线下实体海报一般没用,不会成为拍照的对象,也没有指路的功能。
  • (3)立体字效果非常出彩,非常推荐,但搬动时要特别谨慎。
  • (4)业务相关的礼品,如百场汇有一些扑克牌、场地指南小册子,用户反馈不错。

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)上图为每周一次的金句物料

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)△百场汇特制惩罚扑克牌

1-2-4 推广渠道落实

可以加渠道ID就一定要加,方便跟踪效果,及时优化渠道。

1-3 现场

#CEO说用人#的现场,一般有几种角色,总负责人1位,主持1位,签到1位,业务2位,摄影1位,摄像1位。所有工作人员提前2小时到场。

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1-3-1 签到

签到是用户来到现场的第一印象,重要性不必多说。

拿#CEO说用人#举例,最近天气炎热,用户到达现场也不容易。因此我们签到的时候,会给用户发湿纸巾。因为来的用户基本都是管理层,用户签到的时候,我们并不是说,你好,请来这边签到。而是陈总,你好,您来了。到这边签个名。通常用户那会会懵一下,然后这个小小的细节就超过了他们的期待值。

同时我们活动强调互动,在#CEO说用人#第一期,我们给每位用户都安排了座位,并给用户一张活动流程:

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1-3-2 开场前

有部分用户早到了,或活动稍微延后10mins等等,都可谓是无聊的等待时间。

  • (1)播放各个合作方的视频,既保证合作方的露出,也让用户不会感觉场地氛围冷。
  • (2)让自己的业务同事在这个黄金时候与用户接触,派名片,介绍业务等等。
  • (3)让用户之间互相认识,交流。通常需要一个催化剂,即提前准备好的供需表。让大家知道,现场有谁有什么资源是我感兴趣的。

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)△#CEO说用人#报名表节选

1-3-3 开场

主持人的3个必备:

  • (1)至少提前半小时跟嘉宾再对流程,并且询问一些有趣的梗和故事,对调动气氛非常有效果。
  • (2)嘉宾演讲的时候正是主持人最不能放松的时候,总结重点,演讲后提问都是非常重要的。
  • (3)理直气壮,大大方方卖广告。越掖着,用户越别扭。我们惯用话术是:「好,现在终于到了今天大家最期待的时刻——广告时间!」

1-3-4 Speech

  • (1)提醒时间
  • (2)总结要点,及时输出金句
  • (3)现场图片快速导出

现场会发生很多的意外,我之前就遇到过这些奇葩情况,总结了一些应对策略:

  • (1)停电:所以场地必须有备用备电源,手写板,手持扬声器;
  • (2)PPT问题:准备好备用电脑,备用转换线,备用翻页笔;
  • (3)Speaker迟到:把互动环节提前,先社交,后讲课;
  • (4)人太少:所以免费活动建议收「占位费」,到现场退回。

1-3-5 散场

做活动最怕虎头蛇尾,因为近因原则,事后的感受很多时候与结尾相关。这时候其实更加需要去超越用户的期待值。

  • (1)物料:天热送湿巾,天冷送暖宝宝,下雨送雨衣等等。
  • (2)炫耀:发朋友圈所需的现场图片,介绍,小视频(推荐VUE)等等都要备好。
  • (3)营造氛围:准备好旁边一个区域,给还需答疑的用户跟嘉宾交流。同时也要放出供需表,继续让大家互相认识。此时注意拍照,便于后期复现热闹的感觉。

1-4 活动后

从品牌角度来说,线下活动体量毕竟有限,线上传播才是最终目的。临门的一脚,讲究天下武功,唯快不破。在用户分享欲望还在的时候,就要主动的给他们提供素材。

1-4-1 内容制作

(1)文章

以#CEO说用人#为例,周六下午活动,晚上出速记稿。周日开始整理,周一发出。结构是精彩语录 - 用户评价 - 干货整理内容 - 现场图片 - 视频观看链接。

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(2)视频制作

最好双机位,直接麦克风话筒收音,次之是「小蜜蜂」,切忌机器自带收音设备录,效果非常不好。在视频制作时要提前订好SOP,以#CEO说用人#为例。

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做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)△上图为视频剪辑SOP初稿,现在的已经美丽很多啦。

1-4-2 回访

  • (1)活动现场的回访
  • 在活动即将结束前,当场让大家扫码填写反馈表,现场写对活动,嘉宾的反馈,并配以礼品激励,我们的奖品是一本书。
  • 这样做的目的主要有两点:了解用户对活动的看法、收集正向反馈用于事后传播背书。
  • (2)事后跟踪的回访
  • 活动后,把参与者加入CRM系统,通过微信,电话,邮件回访并做好反馈,再一次介绍百场汇业务,用优惠的价格吸引活动用户·成为我们产品的用户。

做线下活动运营,看这一篇文章就够了!(内附思维导图)△#CEO说用人#第一期回访话术,现已经迭代,想知道的话来参加活动

1-4-3 复盘

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最后,如果你看到来这了,我相信你一定是一个有耐心的人,运营要管的事太多,但如果理顺了,也会有种指挥千军万马,运筹帷幄的感觉。一旦有这种感觉,记住它!它会带你走得很远。

本文来源 百场汇(公众号ID:baichanghui666) Eric 原创,由雨姐推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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