一场活动邀请媒体的6个正确姿势

关于一场活动正确邀请媒体的姿势。

大家好,我是大汪。

今天和大家分享的是关于一场活动正确邀请媒体的姿势有哪些?因为在活动领域里面,关于媒体到场的文章并没有多少人写过,可能是过于隐晦了吧!

在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中,多多少少都能看到媒体的身影,无论活动的规模大小,在活动前期的线上宣发也能看到媒体的报道篇幅,媒体已俨然成为活动中不可或缺的重要部分。而媒体在活动中的作用主要分为以下2种。

  • 第一种:媒体作为媒介传播渠道,帮助主办方扩大活动影响力。
  • 第二种:媒体可以作为活动的承办方或合作单位,深度合作,并有专题页报道。

而作为活动人的我们,对媒体的了解和运用也将会直接影响到主办方对我们专业度的重要考评依据,很多主办方内部并没有专门的公关部门来负责媒介,大厂办活动有时候为了省心省力也会选择一并外包给供应商(活动公司、公关公司)。作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢?请往下看。

邀请媒体到场之前,前提是一定要有详细的媒体计划表才能进入到以下流程。

 

01

正式与媒体对接

首先,你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是做什么?

包括邀请的媒体组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒?还是KOL或网红),这里就需要做一份邀约媒体的名单,然后一一取得联系确认,一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。

所以较难邀约的媒体机构可以外包给专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法),多花点钱能达到想要的活动宣传效果就行。

 

02

确认媒体事务

紧接着,就需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:采访领导,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。

 

03

安排出行日程

确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。

同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待。

 

04

现场对接

活动现场,会有媒体老师们的独立签到处,并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。

 

05

跟进发稿情况

一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。

 

06

保持良好互动

媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。

看到这里,也许会有许多人问大汪,为什么没提及到“车马费、伴手礼”等问题,不是不想提,而是因为车马费和伴手礼是历史遗留问题,就好比家长给孩子的老师买礼品一样,情有可原,却法不责众。也并不是一篇文章就能把此类问题讲清楚的。

不过,大汪在下面放了三个关于邀请媒体到场的真实案例,供大家深思。

(1)今年6月份,蓝标组织策划的BMW 2系旅行车丽江试驾活动。

这张截图来自于参加试驾活动其中的一位自媒体人,活动后写文炮轰BMW和蓝标的不专业,事后在媒体圈产生了不小的影响,所以,媒体服务不到位,事后必有麻烦围。

(2)一家企业邀请媒体,制作邀请函时,对接负责人的朋友圈截图:

对接负责人明知媒体行业规则,却因为逞一时口舌,对媒体出言不尊,该截图流出后,被放大后,导致当事人被企业进行劝退,还因为自己的过错让东家和媒体之间初心关系裂痕。

(3)“走进碧桂园”全国媒体行。

前一个月,碧桂园在各地的地产项目在施工方面事故频繁,导致品牌公关在舆论方面是一面倒,所以就邀请百位媒体人参加碧桂园的新闻发布会和实地调研。由于对媒体出手大方(香奈儿、一对一的媒体专员服务、红包数目不详)导致参加的少数媒体进行了不正向的宣传报道。这对碧桂园来说,无疑是雪上加霜。

如果你也在策划活动时,遇到以上类似事件发生,你又是怎么处理的呢?

本文来源 活动汪(微信公众号:event_wang) 大汪 原创,由阿菲推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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