大型活动如何做好招募志愿者工作?

志愿者是各大活动现场一道亮丽的风景线。

随着国内各大产业的高速发展,尤其在互联网领域,大型活动举办的频次已经越来越高,大型活动不仅规模庞大、跨越区域大、周期性较长,而且参与者人数较多、带来社会上的广泛关注,甚至还会得到当地政府的大力支持。

同时,伴随着大型活动的筹划和现场管理复杂程度增加,志愿者服务开始在大型活动中出现,主办方借助志愿者带来的服务价值,能让活动现场得到方方面面的保障,确保活动圆满成功。

△ 2019华为全联接大会志愿者合影

那么问题来了,主办方和活动公司怎样做才能吸引志愿者报名参与大型活动呢?为其保驾护航。

 

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志愿者类型

目前大型活动中的志愿者以大学生为主体,而大学生志愿者又分为有偿和无偿2种类型。

前者,主办方会以低于市场价上的价格支付给志愿者,再加上主办方赋予给志愿者的大会福利。

后者,主办方不会支付给志愿者任何费用,只会给到相应的大会福利。

今天,大汪和大家重点分享志愿者带来的“无偿”服务。

 

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志愿者带来的价值

首先,我们需要弄清楚,志愿者服务在大型活动中的价值有哪些?能给主办方带来哪些利好?换句话说“主办方为什么要用志愿者服务”。

我们可以先看下面一组数据:

  • 在为期4天的2019华为全联接大会上,共有800名大学生志愿者参与。
  • 在为期3天的2019世界人工智能大会上,共有800名志愿者参与。
  • 在为期3天的第五届世界互联网大会,共有1260名“小梧桐”志愿者参与。

△ 第五届世界互联网大会志愿者动员会

通过以上数据,可以得出结论,志愿者服务已经得到大型活动的高度认可和高频率使用。在大型活动中高频率使用志愿者服务的背后,给主办方带来的好处其实有以下3点:

2.1 通过使用志愿者服务,可以大大节省主办方的人力成本。

按照一线城市的活动兼职成本计算,大概需要150元/天的费用,在刚结束的为期4天的2019华为全联接大会上,800名志愿者如果使用的是兼职服务,则需要产生48万元的会务人员费用。但是使用了志愿者服务,这批费用就节省了下来。

2.2 建立与高校、其他社会组机构的合作桥梁,引进活动管理人才。

志愿者基本上都是大学生,所学专业和会展、活动相关。主办方可以通过招募志愿者的形式,与这些专业高校建立长期的合作关系,甚至为优秀的志愿者(大学生)提供就业机会,成为主办方(企业)引进活动管理人才的优质渠道。

△ 华为给优秀志愿者颁发证书

2.3 让大会成为提供社会实践的“平台窗口”。

以2019华为全联接大会举例,每年都会选择在上海举行,给上海各大高校需要社会实践的大学生提供了800个学习交流的机会,华为不仅帮助到这些高校解决大学生的实践问题,还节省了一笔不小的活动开支费用。

 

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如何做好招募志愿者

在大型活动招募志愿者环节上,主办方首先要对大型活动的基本信息进行包装并加以文字说明,将吸引志愿者报名的亮点进行提炼,再传递给意向志愿者,参与大会可以获得哪些好处。这就是在宣传招募志愿者方面需要做的事情。

以2019华为全联接大会为例,在华为官方的招募志愿者文章中,有这样的一段文字介绍:

△ 2019华为全联接大会招聘志愿者文章-大会介绍

△ 2019华为全联接大会志愿者福利

PS:大会能给志愿者带来的好处一定要详实,并且能打动到志愿者,促使报名参加。所以,写好招募志愿者软文就显得尤为重要。

接下来,再来说说招募志愿者的工作流程有哪些。

(1)确定志愿者数量&工作内容

可根据大型活动的规模和场地规划,对志愿者的数量进行敲定,再明确招募志愿者的工作内容有哪些,这里面需要活动公司项目经理负责协助主办方完成。

(2)制作志愿者申请表格

可以用免费的在线表格,用来收集志愿者的报名信息。

(3)通过各种渠道发布招募志愿者信息

  • 可以通过主办方的官方微信、微博发出招募志愿者文章,进行网络宣传。
  • 联系活动公司、人力资源公司协助做好招募志愿者工作。
  • 与高校老师、学生会合作通过学生会等组织招募到志愿者。

△ 2019华为全联接大会招募志愿者要求

(4)线下面试或线上面试

对志愿者要求较高,可以通过线上初审,再通过线下集体面试完成,涉及到面试环节,就需要给出面试的具体要求和面试问题。最终再筛选出符合大型活动要求的志愿者。

△ 2019华为全联接大会招募志愿者面试须知

华为在面试环节上,筛选出志愿者,就会用邮件形式下发通知给志愿者,邮件中使用的文案,给志愿者制造一种荣誉感和使命感。

△ 华为从4452名志愿者筛选出800名

(5)志愿者管理与培训

由于大会现场流程和场地规划比较复杂,而且参会人数较多,且周期性较长,就需要在活动前对志愿者进行专业方面的管理培训。

大汪以2019淘宝造物节招募志愿者为例。

△ 2019淘宝造物节展前志愿者培训现场

负责2019淘宝造物节的志愿者招募工作,活动公司—杭州凝聚公关项目负责人在展前就对志愿者进行专业培训。

详细介绍了2019淘宝造物节现场布局和各个区域志愿者负责的工作内容。包括现场指引、安检、注册、接待、广播台等现场服务工作。

对志愿者还按照区域进行分组和现场布点安排。

最后,要想做好招募志愿者工作,一定需要讲清楚3点:大会介绍、志愿者工作内容&要求、志愿者福利。缺一不可。

 

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活动公司可提供的服务

以上大汪所讲,更多的是主办方可以自行完成招募志愿者工作,但是活动公司作为大型活动的策划执行方,在现场负有总控管理职责,而志愿者作为现场的后勤保障,将直接影响大型活动带来参会者的体验和印象。所以,活动公司有必要协助好主办方,甚至主动承担起招募志愿者工作和现场管理。

  • (1)大型活动背后的主办方可能对志愿者服务不是特别了解,甚至没有接触过,那么活动公司就有必要向主办方主动提出“志愿者服务”,使用志愿者服务可以减少会务人力成本,还让主办方多了一个“提供社会实践的窗口”企业形象。一举两得。
  • (2)与主办方一起完成招募志愿者的工作,在招募志愿者的前期宣传渠道给到一定的支持。例如:主动提供并联系高校输送志愿者资源,让主办方看到公司的渠道优势。
  • (3)活动公司除了招募志愿者,还可以对志愿者面试、志愿者工作分配、管理培训等环节上给到全方位支持,突出活动公司的专业度,让服务溢价。

在大型活动中,志愿者带来的服务价值已经显而易见了,而且主办方和志愿者都能从合作中获取到各自想要的价值。这也是为什么很多大型活动一直在使用志愿者服务的重要原因。

因为志愿者不仅能给大型活动带来年轻活力,还可以成为大型活动的一张“新名片”。每年一届的乌镇世界互联网大会千余名志愿者“小梧桐”就是大型活动中的典范。

本文来源 活动汪(公众号ID: event_wang) 大汪 原创,由阿菲推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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