「文档下载」活动策划达人必知的会议分类与术语标准

会议、会展活动策划人必学、必熟知的会议标准体系。

本文来源:Micetool活动助手(公众号ID: micetool);作者:脉思拓;原标题:《活动策划达人必知的会议分类与术语标准》

《会议分类与术语》国家标准由全国会展业标准化技术委员会提出并归口,由上海市标准化研究院牵头,国家会议中心起草,从立项到最终公布历时四年,于2014年发布并实施,是会议产业的国家标准。

作为首部指导会议产业运行的国家标准,《会议分类与术语》(GB/T 30520-2014)在内容上字斟句酌,反复推敲,力求做到释义合理、措辞规范和翻译精准,制定的标准符合中国会议产业以及国际会展行业的实际情况,适用于会议管理、研究和实务活动。

《会议分类与术语》涵盖会议分类、通用术语(含英文翻译标准)两部分,共包含9个条目和138个词条,适用于会议产业的研究、行业政策的制定和指导会议实务活动。《会议分类与术语》发布实施后,推动并促进着会议产业乃至会展业朝着标准化、专业化的方向发展,更是会议、会展活动策划人必学、必熟知的会议标准体系。

 

01

会议分类

会议存在于政治、经济、文化、体育、教育、宗教、军事等各个行业,可从不同的角度、采用不同的标准划分不同的类型。具体分类依据、类型、指标要求如下:

 

02

会议与国际会议

会议是指在特定的时间和空间,通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。

国际会议是指由来自3个或3个以上的国家或地区(含港澳台)的代表参加的会议,或境外参会代表占全部参会人数40%(含)以上的会议。

 

03

会议相关组织

主办单位:独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。

承办单位:具有一定资质,接受主办单位的委托,具体负责所有或部分会务事宜,能够独立承担民事责任的组织。

协办单位:协助主办单位或承办单位,提供必要保障和支持的组织。

支持单位:向会议或其相关活动提供有效资源的组织。

赞助单位:为获得宣传效果、扩大影响力,为会议提供资金、物资、服务、技术、人员以及其他形式支持的组织。

组织委员会(组委会):筹办、组织会议的最高领导机构。

国际组织委员会:组委会中协调、决定并监督国际会议中重要事项的领导机构。

国家(地方)组织委员会:组委会中负责在一国境内(或举办地城市)会务事宜的领导机构。

学术委员会:学术会议中专门设立的负责学术议程、学术评审的机构。

顾问委员会:组委会设立的咨询机构,一般由知名人士组成,多为名誉性质的机构,有时也称为名誉委员会。

专业会议组织者(通俗称为“会务公司”):为客户组织和管理会议项目,提供全面且专业的会议服务而获取收入的企业。其提供的服务通常包括会议策划、注册、会址选择和预定、物流、灯光音响和IT方案、推广、邀请演讲人、招募赞助商、社交活动和预算控制等,有时也作为会议主办者的顾问为其提供会议咨询服务。

目的地管理公司:为会议主办者或其委托的专业会议组织者在会议举办地提供专业接待服务的企业,负责实施安排餐饮交通、社交活动、酒店预订等部分会议活动。

 

04

会议相关人员

参会代表:按照主办单位的要求,完成全部注册程序并取得正式参会资格的人员。

特邀代表:主办单位或组委会特别邀请的参会人员。特邀代表一般不具有正式代表相同的权利和待遇,如选举权、表决权等可能会受到某种程度的限制。

境内参会代表:注册且有效的通信地址或身份证明在境内的参会代表。

境外参会代表:注册且有效的通信地址或身份证明在境外的参会代表。

随行人员:也称为陪同人员,陪同参会代表一起参会但通常不享有与参会代表完全同等权利和待遇的人员,一般包括参会代表的助手、翻译、配偶和子女。

主持人:受会议主办单位或承办单位委托,引导会议程序和发言顺序的人。

主题发言人:也称为主旨演讲人或主题演讲人,就会议的某一主题进行领衔式发言报告的重要演讲人。

官方摄影师:主办单位或承办单位指定的具有资格进入所有会场进行拍摄活动的摄影师。

 

05

会议文件

会议议程:载有会议时间、地点、议题、演讲人、社交活动等会议安排的程序表。

会议资料包:包含会议手册、演讲人名录、参会者名录、论文集或摘要、赞助商资料、当地旅游信息等多种会议资料的文件包,有时会议资料包内也包含给参会代表发放的礼品。

会议手册:会议开始前编制,并在注册时向参会人员和媒体记者发放的,包含会议议程、演讲人简介、会场平面图、社交活动介绍等详细会议信息的印刷品。

会议通知:将会议的各种相关信息以广告页、宣传册、通讯报道、电子邮件或网页等形式公开发布,以吸引潜在会议参加者参加会议的一种会议宣传形式。

征文通知:学术会议召开前,主办单位要求参会者提交论文或论文摘要而公开发布的,载有论文撰写要求、截止日期等信息的文件。

会议论文集:对特邀报告人的论文或其他高质量的会议论文进行编辑整理而形成的重要会议文件。

墙报:也称为壁报,参会者选取论文中的精华部分,以文字形式或文字结合图表形式打印,并张贴在会议主办单位指定的区域,以供他人阅读和讨论的一种展示形式。

新闻稿:会议主办单位、秘书处或授权机构发放给媒体的用作新闻宣传的信息。

新闻资料包:会议主办单位、秘书处或授权的机构发放给媒体记者的包含所有会议信息的文件包。

胸卡:会议期间进入会场区域或社交活动区域的人员佩戴的用于标示人员身份和权利的凭证。通常按贵宾、演讲人、参会代表、媒体、赞助商、工作人员等类别区分。

邀标书:主办单位、承办单位或其他授权机构向有意申办会议或为会议提供服务的政府机构、社团、事业单位或企业发出的请求报价和服务方案的标准文本。

投标书:有意申办会议或为会议提供服务的政府机构、社团、事业单位或企业应会议主办单位、承办单位或其他授权机构的招标邀请,按照招标要求和条件,在规定时间内递交的关于报价和服务方案的标准文本。

 

06

会议活动

注册:按照主办单位发布的统一要求,填写个人的相关信息,经主办单位审核同意而获得参会资格的过程。

早注册:在主办单位规定的某一日期之前进行注册并可享受一定程度注册费优惠的注册方式。

茶歇:会议期间为参会人员提供咖啡、茶水、点心和水果,以会间休息、交流联谊为目的的活动。

开幕式:会议正式开始前举行的仪式。

开幕词:重要会议或重大活动开始时,主办单位领导、会议主席、秘书长或会议主办单位邀请的贵宾向全体参会人员发表的讲话。

开幕会议:开幕式后进行的全体参会代表参加的会议。

闭幕式:会议结束时举行的仪式。

闭幕词:会议结束时,主办单位领导、会议主席、秘书长或会议主办单位邀请的贵宾向全体参会人员所作的具有总结性、评估性和号召性的讲话。

闭幕会议:在闭幕式开始之前进行的成果总结式会议。

招待酒会:主办单位、承办单位或赞助商为参会人员安排的仅提供酒水、饮料、水果和点心,以增强感情和促进联谊为目的的聚会。

欢迎酒会:主办单位、承办单位或赞助商为欢迎参会人员在正式会议开始前一天或会议第一天安排的酒会。

欢迎晚宴:主办单位、承办单位或赞助商为欢迎参会人员而安排的宴会,通常在正式会议的第一天晚上举行。

欢送晚宴:会议结束当天或前一天晚上,主办单位、承办单位为欢送及答谢参会人员、合作伙伴而安排的宴会。

主题晚宴:围绕某个主题,有文艺表演及特别场地布置,参会者着正装或配合主题着装出席的正式宴会。

主题演讲:主旨演讲,围绕会议的某一主题对全体参会代表阐述其观点的重要演讲。

分组会议:小组讨论,邀请具有专业知识或不同观点的嘉宾就某一问题在主席台公开进行讨论、且台下听众也可一同参与的会议形式,是大型会议的一部分。

技术考察:学术参观考察,会议主办单位或承办单位在会议举办地或周边地区为参会者安排的,与会议主题紧密相关的学术参观和考察活动。

现场考察:主办单位或承办单位对会议举办地城市、服务供应商和会议场所进行现场参观、获取信息及沟通洽谈的活动。

 

07

会议场所

会议中心:主要功能用于集中举办各种规模和形式的会议活动,包含多个不同规模的会议室及宴会厅、报告厅、停车场、商务中心以及会议附带展览需要的室内展览区域等设施的建筑。

会展中心:用于集中举办各种规模和形式的会议以及展览,包括专业展厅、会议室、停车场、商务中心等设施的建筑。

会场:用于举办会议或活动的场所。

主会场:用于召开全体大会的会场。

分会场:主会场之外的,用于召开分组讨论或小型会议的会场。

 

08

会议室布局

剧院式:会场布置与剧场相似,听众席座椅面向主席台且不设课桌的摆台形式。

教学式:课桌式,将会议室的桌椅按排纵横端正摆放,布置形式与课堂教学相似的摆台形式。

中空型:将会议桌链接在一起,形成中空的正方形、长方形或多边形,椅子摆放在会议桌外围的摆台形式。回字型是中空型的一种特例,其内圈桌子摆成方形中空,外圈桌子摆成另一个方形中空,形似汉字“回”的摆台形式。

U型:将会议桌连接摆放成长方形,但空出一个短边,椅子摆在桌子外围,形似英文字母“U”的摆台形式。

董事会议:会议桌摆放在会议室中间,椅子摆在会议桌外侧的一种摆台形式。

鱼骨型:鱼刺型,面对主席台方向,将会议桌按鱼骨形状摆放的摆台形式。

阶梯型:为减少坐席间的视线遮挡而设立的存在一定落差的摆台形式。常用于表演、辩论或大型会议的全体大会。

宴会型:将椅子摆放在圆桌外侧形似宴会的摆台形式。

酒会型:只摆放就会用的高脚桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的摆台形式。

异型:按照需要将会场布置成马蹄形、T型、E型等特殊形状的摆台形式。

 

09

会议设施和设备

试片室:预览室,会议主办单位或承办单位提供给演讲人用于预览、上传、修改报告和演示文件的房间。其设立目的通常是为了省却会场拷贝文件的时间,避免在会场临时拷贝文件出现兼 容性和技术性问题,便于会议文件的统一管理。预览室有时也作为演讲人休息室。

注册台:用于现场注册的工作台。

桌签 :设于主席台、会议桌或餐桌上,用于显示演讲人、参会代表或用餐者身份或所在机构名称的卡片。

 

10

会议形式

报告会:由指定报告人对某一专题进行专门报告的会议。

论坛:围绕一个主题,由两个或两个以上的发言人向听众而非对方发表自己的观点并进行阐述的会议。

研讨会:由行业内的专业人士参加、专门针对某一主题进行研究、讨论、交流的会议。

讲座:采用专家演讲的方式,旨在传授某方面的知识、技巧,或改善某种能力、心智的一种会议组织形式。

早餐会:参会客人边用早餐边进行交流、探讨问题的会议。早餐会的气氛通常比其他的会议更为轻松活泼。

主题午餐会:将会议和午餐结合在一起,一般含有主旨演讲和问答环节,或把颁奖、推介等功能和午餐结合在一起的用餐形式。

卫星会议:在正式的学术会议开始前、会议的午餐时间或正式的学术议程结束后由企业赞助的或社团举办的小型学术会议。卫星会议是大型学术会议的一个组成部分,但一般不属于大会学术议程,通常有讲座、研讨会、非商业研讨会等形式。

圆桌会议:与会者围圆桌而坐,旨在体现平等原则和协商精神的会议。

视频会议:基于网络通信技术,利用远程视频设备把不同地点的人员无需物理移动而集合起来召开的会议。

网络会议:将电脑、手机等电子设备通过网络互相连接,参会者收听、收看会议语音、图像或进行互动讨论的会议。

用户大会:为分享、交流使用经验、商议探讨解决问题的方法,由某种产品或某类产品的用户群体自愿参加的会议。

代表大会:一个组织定期召开,由正式代表参加并围绕特定的主题展开讨论,包含有全体大会和多个同时举行的分组会议的会议。

高峰会:由政府机构、事业单位、社团或企业的高层领导参与的高级别会议。

 

11

会议主题

培训会议:以对参会人员进行技能交流和知识传授等为目的的会议。

奖励会议:企业为表彰员工、分销商或客户的工作业绩而举行的会议。

销售会议:企业主办的以总结传授销售经验和销售技巧、介绍新产品、提振信心达成销售目标为主要目的的会议。

经销商会议:企业召集经销商举行的,以介绍企业营销政策或新产品、总结销售经验、商议应对方案和举措、设定销售目标和奖励方案、增进企业与经销商之间的感情为目的的会议。

新品发布会:企业召开的以对新产品进行介绍、宣传和推广为目的的会议。

新闻发布会:某组织向新闻界发布有关该组织或该组织举办的会议的信息、解释该组织的重大决定或为某一特定事件而举办的会议。

媒体通气会:媒体吹风会,在某一信息发布之前、某一行动采取之前或某个会议召开之前,主办单位提前邀请媒体记者向其介绍背景、内容、程序或重要演讲人等信息的会议。

PS:关注今日灵感严选(ID: cehuarenwang)回复关键词「会议标准」,获取《会议分类与术语》word文档下载链接。

本文来源:Micetool活动助手(公众号ID: micetool);作者:脉思拓;原标题:《活动策划达人必知的会议分类与术语标准》

本文来源 Micetool活动助手(公众号ID: micetool)脉思拓 原创,由雨姐推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
4

发表评论