高效工作,从整理好你的文件夹开始(附方法)

如果你正确命名了你的文件和文件夹,它将很容易找到。

*本文来源:邹小强(公众号ID: xiaoqianggtd);作者:邹小强;原标题:《让杂乱文件夹变整洁的4个建议》

人常说:「一屋不扫何以扫天下」,如果我看到一个人电脑文件特别杂乱,像这样:

那我会觉得大概率他是一个低效的人。

废话少说,如果你想要让自己的电脑文件夹变整洁的话,可以遵循这 4 个建议:

 

01

选择适合你的分类方式

不同角色的人适合不同的文件夹分类方式:

  • ❶ 做项目的人可以按项目分,比如:A 项目、B 项目、C 项目。
  • ❷ 做行政经常处理数据资料的人可以按时间分,比如 2019、2020、2021。
  • ❸ 做销售的人可以按客户分,比如 A 客户、B 客户、C 客户。
  • ❹ 职场新人可以按流程分,比如启动、进行中、已结束。
  • ❺ 自用电脑可以按类型分,比如照片、文档、视频。

当然,这些分类可以嵌套使用,例如名为「A 项目」的文件夹可能包含名为「2019」、「2020」和「2021」子文件夹。

 

02

不要建立太多文件夹

遵循「57 原则」:同级最多 7 个文件夹,最多 5 层。

为什么是 7 个文件夹?

1956 年,美国认知心理学家乔治·A·米勒注意到年轻人的记忆广度大约为 7 个单位,超过了就容易忘,所以同级 7 个文件夹你会有一目了然的掌控感。

为什么是 5 层?因为我们上面说了 5 种分类方式,全部嵌套使用一遍,5 层也就足够了~

 

03

用「3W1X」原则命名

「3W1X」原则命名文件,便于以后的搜索。

比如「营销计划.doc」就不好,而「20200630-销售部营销计划-客户 A-V3」就更有利于搜索。

  • ❶ When 时间:20200630
  • ❷ Work 事项:销售部营销计划
  • ❸ Who 主体:客户 A
  • ❹ X 备注:第三版

而且不要使用无意义的文件名,比如:

xn_483784@596w_1l.jpg、J0UPIHT2R.doc,等等。

不要用缩写,比如:gkd.xls,当时你知道什么意思,但是一个月之后就会完全忘掉。

 

04

桌面文件按照四象限整理

具体做法是在桌面划分四个象限(区域),分别定义为:

「收集篮」、「处理中」、「已结束」、「已归档」,我们甚至可以自己设计一个四象限的桌面背景。

记住第一次就把文件保存到正确的位置,不要先随便保存一下,随便起个名字,想着以后再修改,通常都没有「以后」了~

最后,很多人还是习惯双击文件夹逐层打开寻找文件。其实现在操作系统的搜索功能强大,完全可以用搜索取代逐层寻找文件。

如果你正确命名了你的文件和文件夹,它将很容易找到。

比如说寻找《2020 工作总结.doc》,我不需要打开「工作」-「2020」-「汇报材料」,直接搜索文件名就可以找到啦!

*本文来源:邹小强(公众号ID: xiaoqianggtd);作者:邹小强;原标题:《让杂乱文件夹变整洁的4个建议》

本文来源 邹小强(公众号ID: xiaoqianggtd)邹小强 原创,由雨姐推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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