年会策划手册:用产品思维搞定年会

如何高效搞定年会?

年会是每个HR、行政人年底的“boss关卡”,建立筹备组、做策划、找场地,找节目……每次都要在焦头烂额中加班加点一个月。

如何高效搞定年会?我们今天用产品思维帮你梳理年会策划中的关键脉络。今天的文章脉络如下方思维导图:

年会策划手册:用产品思维搞定年会

 

01

需求调研:了解老板员工

1.1 了解用户

年会作为我们的产品,最大的价值就是满足客户需求。年会用户涉及老板、员工甚至更多利益方。为了了解各方需求,可以采用以下方法:

  • 和老板开两次碰头会。年会最重要的用户是老板,老板希望通过年会实现什么效果,达到什么目的,是筹备重点。所以要抓紧机会和老板多沟通,听懂他的需求。
  • 参考现有的员工画像(员工画像则可以请负责雇主品牌建设、企业内宣或Marketing的同事来协同)
  • 活用企业内宣媒体(比如在企业内宣公众号上做个年会的专题推送,看看小伙伴们有啥想法和建议)
  • 成立筹委小组(详情见下文)

1.2 成立筹委小组

整个年会项目的策划执行团队,主要有3个作用:① 高效沟通方便跨部门工作的开展;②管理老板与同事的预期;③高效率完成需求调研。

筹委会的人员构成一定是有老板和各部门的同事在里面,如此一来,信息可以及时同步给公司上下,跨部门的支持工作开展起来也更顺利(尤其是要各部门出节目这种事儿)。

需求调研也可以直接委托筹委会的人员对各自部门的需求(例如市场部、业务部)做简单总结,老板的需求和期许也可以顺势在项目会上同步。

1.3 确定目标和调性、预算筹划

在了解过需求、项目组成立后,常规情况大家只要坐下来开一两次会,就可以拍板出年会的主要目的、调性,进而合作发散出年会的主题和形式。

同时我们要向老板了解预算情况,可以根据预算来反推我们在实际执行中的侧重点和关键动作。当然,不要被预算束缚了双脚,脑洞开到无限大,争取每一分钱都花在刀刃上。

项目组还要制定一个年会筹备时间表,拆分年会筹备的各项任务并布置完成时间点,保证整个筹备工作有条不紊。

 

02

产品定位:主题和选址

用户需求掌握了,在真正进入产品设计之前,你需要先为你的产品扣一顶帽子——通过主题和场地选择,赋予其特定意义。

2.1 力透纸背的slogan

一个优秀的Slogan往往具有出色的营销意识,要结合背景传递核心信息,有时还要有感情共鸣。年会的开场视频、节目内容,都可以和该主题进行关联。

好的年会主题,要应时应景。

处于成长期的公司,业务在高速发展,年会的目的大多是加油鼓劲儿,营造主人翁意识,引导大家与公司一起拼搏再创佳绩。此时的年会主题就会比较励志了,集中表现奋斗、拼搏 等主题。

而到了成熟期,年会目的更侧重增强团队凝聚力,因此主题就相应的侧重打人文牌,走温暖路线。

具体操作slogan时,你可以把过去一年发生最大的事件作为思考着力点:比如公司刚刚完成融资,成为行业里领头羊,就应该写“奔出峡谷”;一家刚刚完成并购的企业,希望团队进一步默契融合。公司最后选择“the power of one”(和的力量)作为主题。

年会举办地也是一个创作slogan的思路,比如公司年会定在山上时,就是“再攀高峰”这样的攀登主题,年会在海边、邮轮上举行时,主题就类似“乘风破浪”。

2.2 年会场地

场地是活动策划落地的开端,因为他决定了年会的形式。

现在的企业往往十分重视文化,于是在年会选址上首要考虑的,是这个地点的某些特质是否能与公司文化相吻合。比如邮轮年会,这种在无边大海上开年会的形式象征了远征的意义。

但选址不能仅凭理想主义的意义契合而全然不考虑现实的经济因素。除了类型外,还要考虑:年会环节、容量,设施,档次,花费,交通,配套(如餐饮住宿),备案等因素。

  • 一般来说,大型公司只需要找到一个能够满足开会、用餐、住宿的场地就好,场地预订时间往往要提前数月。
  • 小型公司,由于人数较少,预算和安排非常灵活,可以追求更多创意、体验和互动——比如酒吧、咖啡厅、轰趴、滑雪、烧烤、海边、旅行,在预算充足的前提下,任你发挥。
  • 而中型公司,由于公司已经具备一定实力,一般要兼顾条件、体验和性价比,一般来说可以考虑具有一定娱乐设施或附近景点丰富的酒店或度假村。

 

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产品设计:年会内容和环节设计

定好年会的主题、地点和基本创意后,我们就可以开始具体的年会设计了。好的产品是要让用户有参与感的。年会至少要做好三类内容输出:品牌型内容、基本型内容、福利型内容,以及做好内容审核。

3.1 品牌型内容:让老板演讲更有意思

品牌型内容,一般是指公司想要向大家传达的内容,也是实现激励团队、凝聚人心的主要手段。这类内容,主要有这几个类型:传达企业价值观和企业文化 / 讲述理想和情怀 / 老板的个人PR 等等。

这里再提供几种常见的形式供大家参考:公司宣传视频(推荐公司员工街拍式采访,非常出彩)、年会祝福视频 / 员工故事 / 客户故事 / 老板发言或老板个人的保留节目等等。

3.2 基本内容:表演什么节目不油腻

这里的基础内容就像产品的基础功能(其他功能都可以砍掉,基础功能必须有且牛逼)是保底儿的,高质量的内容。

生产基本节目也有一些成熟套路,比如热门流行歌舞的改编(比如当年的江南style、去年的PPAP、SEVE等,今年你可以在抖音上找找灵感)、当年流行综艺节目改编;玩得开的企业,也可以选择玩一些男女反串、恶搞老板等,往往都是燃爆现场气氛的利器。

3.3 福利型内容

年会的最主要福利当属年会奖品/抽奖等环节,年会奖品本身非常具有话题性且可以迅速带动现场氛围。

奖品或礼品的选择至少要满足下列三个条件之一:a. 新奇好玩  b. 特别实用  c. 满足特定需求(比如程序员很多的公司可以设置机械键盘,小仙女很多的公司不如送个包)

抽奖环节建议贯穿整个晚宴,制造高潮迭起的氛围。最后还可以老板商量“临时”加奖环节,不仅可以烘托年会晚宴最高潮,还可以增进老板和员工关系。

3.4 内容审核

一方面要把关活动整体的调性,是否符合公司文化,另一方面是保证节目质量,给出改进建议。

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产品研发:年会执行

4.1 无供应商

相当多小公司的年会执行,都由公司员工担当。活动筹备时,要注重物料提前到场、提前搭建(和酒店方提前确认好时间),对节目进行彩排。

在现场执行时,最重要的组织原则是负责人制。核心人员要形成工作组,活动前就要经常开碰头会,保证无缝对接。工作人员最重要的原则就是“一人盯一事,事事有唯一负责人”。

TIPS

现场负责人安排

一般要在几个大环节设置负责人:

  • 现场负责人:整体把控现场整体情况。
  • 主会场负责人:监督主会场内部的大事小情严格执行,保证员工体验。
  • 控台负责人:对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控。
  • 前台负责人:负责签到体验、安保有序。
  • 搭建负责人:除主会场外,最重要的板块负责人。搭建质量决定了设计是否能够落地,继而决定了活动的逼格。搭建也要严格控制进度,确保在活动开始前,把场地交付。
  • 物料负责人:物料运输、管理、发放、回收。
  • 摄影摄像负责人:对接好活动记录人员,安排记录重点moment。

要做到事无巨细,所有工作提前做好安排和准备,为整个年会顺利进行做好铺垫。会务组人员名单提报,领导授权了,通过各部门选择的会务组人员才好听令安排。

在搭建及彩排工作结束后,建议再召集各个版块的工作人员一起开一个现场碰头会。同步信息,查漏补缺,非常关键。

检查清单,各个口的负责人员的最后确认:

  • 1、检测电源,无线网,投影,麦克风及音响设备,桌椅、舞台、背景板是否全部准备就位?急需要添加的赞助方的LOGO贴字?某个背景板前亮度够不够?
  • 2、没有提交到控台视频和PPT还有几个?由谁负责到位?几点到位?
  • 3、是否同步了最新的活动流程和嘉宾名单?主持人词最后的修改确定?

4.2 有供应商

大型年会需要供应商支持。可以选择总包(即全部委托给一家供应商),好处是相对省心,联络方便,对接容易。但有时我们并不需要全部外包,这时候就可以选择分模块外包,比如拆分为创意 / 执行 / 采购三个模块,按需外包,好处是更为灵活,同时也有更多选择。

当我们筛选一批供应商之后,就要进提案环节,一定要进行封闭提案,更利于供应商表达他们的好点子。

 

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产品复盘与宣传

活动现场的结束并不代表活动营销的完结。活动后的细节拿捏更见功夫。但很多人往往忽略这个环节的重要性。在年会结束后,至少要做好这几件事情:

5.1  剪辑视频花絮

拷贝所有影像资料,并剪辑成视频,这不仅仅可以用于企业内部的宣传,更可以对外进行企业形象展示。基于这些考虑,需要拍摄什么内容,也需要提前准备好。

5.2 复盘和活动报告

年会结束后,对年会目的和效果进行复盘,对本次年会的优点和缺点进行总结,让优秀经验和问题充分暴露和探讨。将筹备中的各类文档进行总结,沉淀为管理资产。

本文来源 会小二(公众号ID:huixiaoer_com)会小二 原创,由雨姐推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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