史上最全的公关活动指南(操作+执行)

公关活动菜鸟?公关活动如何操作和执行?这篇文章带你飞!

一、公关活动操作指南

我们在给客户做公关活动策划之前,一般会对客户的企业形象,企业的现状进行分析了解,并进行诊断,最终再给出项目整体方案,那我们在和客户沟通公关活动时应该是什么样的操作流程呢?

  • 1. 了解活动基本信息
  • 2. 场地推荐指数
  • 3. 确认活动主题
  • 4. 借助媒体传播
  • 5. 活动创意点
  • 6. 活动流程策划
  • 7. 活动预算统计
  • 8. 活动应急预案

经常会有很多客户跑上来就问我要做一场公关活动,给我出一份活动方案。然并卵,很多活动信息并没有给到我们,所以在办公关活动前期请一定要清楚这几个问题。

  • 举办公关活动的目的是什么?
  • 推广品牌知名度还是产品的推介会?
  • 什么时候举办这场活动?
  • 要在一天中的那个时间段举办活动?
  • 上午的10点以后还是下午的2点以后?
  • 参与的对象是谁?客户还是媒体记者?
  • 想在什么类型的场地举办?
  • 高端大气上档次还是低调奢侈有内涵?
  • 活动的预算大概是多少?

1. 了解活动基本信息

当以上信息全部落实清楚之后,然后需要客户把这些信息给到我们,然后我们根据这些信息去做相对应的策划方案,拿到手的活动基本信息越充足,那么制作出来的方案就会越贴近客户的需求。

2. 场地推荐指数

根据客户的活动基本信息再去寻找场地,例如一般发布会都会选择在五星级酒店举办,那我们就推荐五星级酒店,会议厅的面积、会议厅的居高、会议室的容纳人数、灯下高度都需要我们知道的一清二楚,在找场地的同时一定要多准备几家,甚至用推荐指数来标明哪家五星级酒店的服务最高,曾经举办过什么类型的活动,最后找到最匹配此次活动的场地方。

3. 确认活动主题

活动主题是针对活动内容本身的高度概括,它对整体活动的本身起到一个很重要的引导作用,能让参与的嘉宾,也就是参会对象对这次活动理解的程度,如果连参会对象都不知道你的活动主题想表达什么?那说明这次活动肯定是失败的,所以一个好的活动主题对公关活动的成败至关重要,好的活动主题能易于传播,让活动效果最大化。

要确认活动的主题首先得提炼公关活动的卖点是什么?然后根据活动的目标和参会对象进行优化,总之活动主题一定要突出本次活动的特色(亮点)所在。

4. 借助媒体传播

随着互联网的快速发展,各种类型的活动都希望借助传媒、新媒以及网红、KOL等名人资源来宣传公关活动,有时候从举办活动本身来说线上带来的效果往往比线下还要好,因为现在智能手机在国内已经很普及,很多用户都是从网上获取信息和查阅自己喜欢看的内容。所以就有了现在的数字化活动,一场公关活动肯定是需要借助媒体来传播的,首先得确认邀请哪些媒体、名人到现场参加,哪些媒体只需要线上发通稿即可。然后是否需要现场直播互动以及网红直播。目前这些玩法在很多活动中都能看到。甚至活动预算充足的话可以投放一些微信大号。

5. 活动创意点

创意是公关活动整体的纽带,是让品牌和消费者能形成相互了解的一个桥梁,对于一个品牌来说,一场公关活动如何没有好的创意点,那么也就没有新闻话题和亮点;小编把公关活动的创意点大致可以分为3种;

  • 1)策略创意:一般大型公司都会有自己的全年公关策略计划,公关活动只是其中的一小块,在想公关活动Idea的时候必须要围绕着品牌全年的的公关策略来进行,然后再进行整体性的创意思路。
  • 2)形式创意:形式创意包括“发布会、项目路演、会议论坛、活动赞助、事件营销等”等等。
  • 3)执行创意:执行创意是比较关键的一步,包括针对活动现场的空间展示、舞美设计以及平面设计、活动环节亮点、互动视频的制作、高科技的呈现,例如最近比较流行的AR、VR技术就可以融入到活动现场中去。让参会对象参加完活动知道这是怎么样的一个品牌,对活动现场的亮点有深刻的影响,并形成口碑上的传播。

例如:

今年的2月份活动管家给金伯利钻石策划了一场时尚顶级晚宴+新品发布会,本次年会以“新高度、拓格局、耀未来”为主题来进行,着重突出“耀”,所以在开场仪式上作为金伯利全新制作的广告片(月光女神)现场震撼首次发布,更让人意想不到的是月光女神当中的女主角升降至现场,佩戴价值1.26亿元的25克拉稀世奇钻走秀,惊艳晚宴全场,演绎现实版耀世而来的“月光女神”,使整个秀场光芒万丈、美轮美奂,散发无限魅力!

活动创意其实最后拼的是活动执行力和细节。很多活动公司做创意提案是想象很完美,现场执行却大相径庭。“创意很丰满、执行很骨干”。效果图,创意提案,都很漂亮,能不能兑现再说。行业所需,任何一个道具,展示细节都要很有质感和精美,在现场客户往往在很细的地方,挑剔你,你就很被动。活动创意环节如果执行不当,那么后果就可想而知了。

6. 活动流程策划

当公关活动需要的物料全部设计并制作完毕,接下来在活动举办前期就要完成现场的搭建工作以及其他区域的布置,包括活动开始前的彩排和现场检查工作,当一切工作就绪之后,活动将正式开始,那么一般公关活动现场流程分为以下几点;

  • 1)嘉宾签到入场
  • 2)主持人开场白
  • 3)领导发言致辞
  • 4)产品的发布及演讲
  • 5)启动仪式
  • 6)嘉宾合影
  • 7)晚宴以及表演节目
7、活动预算统计

举办一场公关活动,首先要知道活动的预算以及总体的预算费用,一般来说,活动预算要么由主办方提前告诉活动公司,活动公司根据主办方的预算来进行活动的策划和预估可执行性和可操作性,还有一种情况就是主办方给不出活动预算,需要活动公司自行报价。

不管主办方是否有给出实际的预算,我们都需要给出一份详细的活动报价清单;里面包括嘉宾邀请函、住宿、交通费、场地租金、现场布置费用、食品、饮料、装饰、舞台布置、舞美灯光、特殊效果、物料制作、摄影摄像、宣传材料、公关费用、媒体、演艺人员费用各种杂费等。而且预算清单一定要一目了解,客户能看懂。

8. 活动应急预案

应急预案一般只会在大型的公关活动当中出现,参会人数达到1000人以上,百人规模的活动基本没出现事故,反之千人以上的活动经常会出现,例如上海外滩跨年夜踩踏事件、某活动现场打架事件等等,从活动公司专业角度来说,无论活动规模的大小都需要出一份应急预算并且要完整的执行下去。

  • 1)活动预警:在活动举办的前三天查看当天的天气预报情况,根据实际的情况,对室外的活动进行适当的调整或延期,如果是内场活动,可以在活动前一天给到会的嘉宾发天气情况的讯息。
  • 2)场地消防:与场地方一起检查场地周边消防措施是否齐全到位,是否有紧急疏导人群出入口。
  • 3)医疗预案:在活动现场准备医疗箱,准备一些常规的药品和创可贴以及纱布等等。

做活动就是要做到防患于未然,作为活动的负责人一定要想到一切可能发生的点,不能等到发生才会后悔莫及,因为做活动不是拍电影,没有补救的余地,所以多看多做多想就对了。

以上是一场公关活动的操作指南,下边说说公关活动中的执行流程和需要注意到的一些细节。

二、公关活动执行流程

一般公关活动执行流程分为以下几个大步骤:

  • 1. 场地布置
  • 2. 活动彩排
  • 3. 活动管理
  • 4. 费用清单
  • 5. 活动总结

1. 场地布置

俗话说得好“万事开头”, 公关活动难就难在选场地和场地布置上面,那么该如何学会和场地方沟通呢,首先要做好场地前期的考察和确认工作;

  • 1)确定公关活动的布置时间;
  • 2)确定进场路线、例如,停车区域,卸货区域、是否有货梯,能通过物料的体积大小;
  • 3)确定活动用电量、开关闸的位置;
  • 4)确定客梯、楼梯、安全出口的位置;
  • 5)确定特邀嘉宾的座位席以及休息室;
  • 6)确定嘉宾签到台、展示区的位置;
  • 7)确定座椅数量、摆放方式和座椅的样式;
  • 8)确定嘉宾走动区域、茶歇位置等;
  • 9)确定现场是否有网络以及覆盖情况;
  • 10)确定现场灯光位置;
  • 11)确定空调温度、讲台位置和高度;
  • 12)确定停车场位置和数量;
  • 13)确定活动现场的总面积以及各区域面积;

其次就是活动中所需的物料制作上的最终核对,如果提前检查出来问题也好抓紧时间进行更换;

  • 1)仔细核对物料制作的数量、颜色、画面是否正确、LOGO、日期以及时间;
  • 2)查看喷绘制作的质量,及时补救,如需要重新喷绘、调整颜色和加工制作等;
  • 3)核查现场使用的材料是否真实;
  • 4)工程预期是否按预期施工;
  • 5)施工人员是否全部到位,对接施工负责人;
  • 6)高规格的场地方可能需要施工人员的身份证和照片方可进场;
  • 7)制作施工物料清单进度表,是否按期完成并确认返工的时间差;
  • 8)现场可以多准备一点各种颜色的双面胶或透明胶之类的,一些辅助小工具尽量多带;

接下来就是现场搭建并负责整个活动现场的施工项目完成情况;

  • 1)运输现场物料的通道入口以及货梯的位置;
  • 2)定好舞台、主背景板位置,测量前后的间距;
  • 3)签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放;
  • 4)活动指示牌、活动展架以及横幅的位置;
  • 5)控制台、灯架以及音响及视频设备的位置;
  • 6)现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗;

到这里基本上场地搭建施工搭建工作基本完成了,但是你以为这就够了吗?你还需要充当“检查官”的角色,检查容易出现问题的环节,例如:

  • 1)音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐;
  • 2)接收主办方提供的客户资料,如:礼品袋、资料等等;
  • 3)将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配;
  • 4)检查活动当中所需的道具;
  • 5)所有物料的画面、摆放位置是否正确;
  • 6)嘉宾进会场路线上是否有杂物或者地毯有瑕疵的地方;
  • 7)检查出问题应及时纠正;

2. 活动彩排

  • 1)首先确认所有的彩排人员是否全部到位;
  • 2)确认舞美灯光、音响设备是否调试到位;
  • 3)确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间,活动前需要进行面对面沟通;
  • 4)确定VIP嘉宾名单无误;如有改动及时和主持人沟通到位;
  • 5)确认演讲台上的桌花和摆放是否到位;
  • 6)最后检查一下会场地面是否保持清洁;

活动彩排流程完成之后可以放松下,或者找个没人的地方稍微睡一会,接下来就是坐等活动开始啦!

3. 活动管理

会前:

  • 1)安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到环节;
  • 2)安排专门人员接待VIP嘉宾,(具体可以和客户沟通);
  • 3)安排礼仪给VIP嘉宾佩戴胸花;
  • 4)安排礼仪人员引导嘉宾入场就座;

会中:

  • 1)安排工作人员为嘉宾开门关门;
  • 2)活动开始前,和所有工作人员提前五分钟进行确认;
  • 3)灯光show走起、音乐走起,主持人上场;
  • 4)会中各个环节应安排各工作人员把控,启动仪式需要礼仪协助;
  • 5)安排摄影摄像人员在会场四周随时拍照或摄影;

会后:

  • 1)VIP嘉宾离场时,安排专门按电梯或者有专车接送;
  • 2)嘉宾全部离开场地之后,就开始撤展,并嘱咐施工人员注意安全;
  • 3)与场地方进行场地费用结算,以及其他产生的费用;
  • 4)提醒客户余下的资料是否要打包带走;
  • 5)最后带回自家的物资,并检查是否有遗留之物;

4. 费用清单

每场公关活动结束后都需要有一份详细的费用清单,一般会后的费用清单包括以下三种;

  • 1)活动尾款催收;
  • 2)演艺人员费用;
  • 3)物料制作费用;

为了做到活动成本的精准度,尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中,你会发现有很多意外产生的费用都要纳入到成本中,要注意不断更新成本表,根据变化增减相关项目产出的费用。

5. 活动总结

活动公司学会做会后总结很关键,并不是活动做完了就不管不问,而且需要收集一些活动后的客户反馈数据,为下次活动积累宝贵的经验,同样的错误决不能出现在下次活动身上。

  • 1)收集活动的拍摄照片和视频;
  • 2)提交客户满意度调查表,并抄送给上级领导;
  • 3)媒体新闻通稿的收集。整理归档发给客户;
  • 4)结算活动尾款费用;
  • 5)针对此次活动进行活动总结;

根据墨菲定律“任何事都没有表面看起来那么简单,会出错的事总会出错,如果你担心某种情况发生,那么它就更有可能发生”,基于这点用于在公关活动当中是最好的活动执行警钟。

以上就是关于公关活动中操作+执行层面的步骤和注意细节。希望对大家有所帮助。

本文由来源 活动管家 孙管家 原创,由 文案圈周冬雨 整理编辑,其版权均为 活动管家 孙管家 原创 所有,文章内容系作者个人观点,不代表 策划人网 对观点赞同或支持。如需转载,请注明文章来源。
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