6个秘诀教你写出让领导满意的年终总结PPT

聊聊年终总结的正确打开方式。

本文来源:Canva设计(公众号ID: canvadesign);作者: Canva可画;原标题:《干货!6个秘诀教你写出让领导满意的年终总结PPT

2020年终于要结束了,但是,还有一道难关横在我们面前,那就是打工人最怕的——年终总结PPT!

怎么写年终总结才能收获丰厚的年终奖,从而升职加薪?今天Canva酱就和大家好好聊聊年终总结的正确打开方式。

首先,主要内容可以大致分为4部分,分别是:资料收集、逻辑梳理、内容填充、审核修改、讲前演练。

 

01

资料搜集

在资料收集部分,有两种思路:第一种是很多人常用的按时间线收集,但是这种方式梳理出来的工作很像流水账,放在年终汇报中效果不好,不建议大家使用。

另外一种思路是按项目收集,就像把工作分门别类归纳进一个个收纳箱中,这样收集的资料清晰明朗,所以大家尽量按照这种思路来做收集工作。

 

02

逻辑梳理

第二步是逻辑梳理,针对年终总结,工作分为三个部分就好:主要工作内容与成绩、可提升的部分、明年的工作计划。

视觉框架也要和内容框架一一对应,标题对应封面,三大工作部分对应三个篇章页,以此类比。

相应的,呈现在PPT上就应该遵循同一层级采用同一设计。

我们看到图中我把ppt从左到右简单分成了封面、目录、篇章页、内容页四个层级。

这四个层级分别使用了不同的设计样式,而这个时候要注意的就是同一设计样式是不能跨层级使用的,比如我的篇章页用了同一样式、那么这个样式就不能再出现在目录页或者内容页中。

 

03

内容填充

逻辑框架搭好我们就可以填内容了。

我们前面说,工作分为三个部分:主要工作内容与成绩、可提升的部分、明年的工作计划。

既然是年终总结,主要工作内容与成绩肯定就是占比最大的,大家说写不出的主要也是这个部分。

其实这个部分,如果按照一些思考模型来梳理就会变得非常容易。

3.1 SCQA模型

SCQA模型是非常经典的讲故事套路,很多人接受信息时的头脑活动也是按照这个模型来思考的。

对于案例、重点项目、个人成长、经验总结方面的内容,可以用 SCQA 的结构来进行表达。

当我们使用SCQA模型表达时需要思考以下几点:

  1. 情景:项目方案计划相关的背景
  2. 冲突:在项目背景下产生了什么冲突
  3. 疑问:项目背景带来的冲突要如何解决
  4. 答案:最后给出解决方案和预期想达到的效果

3.2 PDCA模型

如果你想汇报项目规划,展现出重大决策的全过程以及逻辑闭环,PDCA模型是个不错的选择。

△Canva可画基础结构信息图例-循环图

从早期的计划,具体的执行,项目落地后的检查,到复盘后的纠正与改进,每个环节都能体现出自己的深思熟虑。

当我们使用PDCA模型表达时需要思考以下几点:

  1. 计划:我准备做什么?整体规划是什么?具体目标是什么?
  2. 执行:为了实现计划,我采取了怎样的策略?践行了怎样的方案?
  3. 验证:哪里做对了?哪里做错了?效果如何?
  4. 调整:有效且成功的打法留作经验以供之后参考;对失败的部分进行反思作为之后的教训。对于没有解决的问题,就提交给下一个PDCA循环去解决。

那么棘手的问题来了,真的失败的项目要提吗?

职场最重要的能力,是发现问题并解决问题的能力。做错了不可怕,可怕的是无法从中总结经验。做得失败的事情可以提,不过要讲究提的方式。

这部分放在主要工作内容与成绩后,属于可以改进的瑕疵,当然啦,自我批评一定要有限度。

 

04

审核修改

第四步,审核修改,我们到了检查的部分,写完后对着PPT通读,修改,这里就不多说了。

有几个要点需要大家注意:审核时尤其要避免流水账、无重点、无数据、大空话。保证逻辑清晰、要点明确是这次审核的指标。

 

05

讲前演练

避免忘词的最好方式是写“逐字稿”,就是把自己要说的东西都写下来,然后再背下来。

这里的背不是说必须字字对应死记硬背,我们可以把关键词和重要信息列在PPT上,然后根据关键词的提示,将讲稿串联起来。

这样也能更好地和PPT内容对应,分清楚哪些自己说,哪些由PPT说。

本文来源:Canva设计(公众号ID: canvadesign);作者: Canva可画;原标题:《干货!6个秘诀教你写出让领导满意的年终总结PPT

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