[X必读] 策划人如何从0开始筹备一个活动?

这篇文章将指导你如何通过提前数个月做活动准备。

办活动看起来并不是个简单的任务。若没有事先的详细规划,后面的确很难执行。那么如何避免此类问题发生,我们将指导你如何通过提前数个月做准备,以便你能在活动当天不用手忙脚乱。

 

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提前数月策划

1.1 明确界定活动的目的。

有一个明确的目标,它可以帮助你指导你的活动朝着正确的方向。你计划这项活动是为了教育社区吗?说服潜在捐助者提供资金?为某个特定的人或团体庆祝?尽量缩小范围。无论你做什么(教育、劝说、庆祝等),你为什么要这样做?

  • 想想目标的陈述和成功的框架。当你清楚地知道自己要做什么时,事情就会变得更容易!

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1.2 设定目标。

你真正想要达到的目标是什么?关键不是你想要来多少人,也不是这个活动是否真的很火爆,而是你希望它产生什么结果?五个人成为该组织的新成员?筹集1000元?改变人们的想法?激发人们的积极性。

  • 从你的活动中想出你想要做的三件事,并专注于实现它们。你可以分为财务目标、社会目标和个人目标。这都取决于你自己!

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1.3 召集志愿者。

必须有不同技能的优秀球员。无论是制定计划和预算、制作邀请函和海报、欢迎客人,还是在事后辛苦地打扫卫生,他们都可以帮助你完成所有事情。换句话说,他们可以帮助你完成任务。如果可以,请找你信任的志愿者!

  • 确保团队成员和主管遵守你的计划。合作使你更容易完成工作。当你请求他们的帮助时,试着从一开始就给他们提供完整的信息,包括对他们的期望和所需的参与程度。
  • 如果你很难找到志愿者,你可以聘请一群人。这完全取决于你主办的活动类型。场地可能会提供人力,或者你可以通过第三方人力中介机构寻求帮助。

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1.4 准备预算。

预算应包括所有可能的费用、福利、赞助和临时费用。如果你没有预算,你可能会拿着一堆厚厚的发票和空钱包,你也不知道到底是怎么回事。从一开始就要讲求实效,这样你就不会在事件发生的那一天措手不及。

  • 想办法保持低成本的方法。你能够让志愿者免费干活吗?考虑较便宜的场地(比如他人的屋子)?记住:顺利进行的简单小聚会远比失败的光鲜派对更让人印象深刻。

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1.5 决定何时何地。

这是事件中最重要的事情。什么时间和地点会给人们"是的,我会在那里!"是什么样的感觉?你必须预定一个时间,当每个人都是免费的,一个方便的位置。当然,它必须是一个你能负担得起的地方!

  • 检查你所在社区的日程表,并考虑到活动的观众。如果你的目标是全职妈妈,那么白天在社区附近举行活动就是最佳抉择(也许你可提供照看小孩的服务?)。如果你的活动对象是学生,可选择周日晚上在市区进行。如果可以,请选择他们本来就会去的地方。
  • 当然某些场地需要预订。尽快联络你打算使用的场地。当然!他们可能比你还要忙!

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1.6 考虑物流。

各个方面的物流。怎样安排停车?残障通道呢?你可以对空间大小做什么?你将需要什么器具?你将需要哪些额外物品(比如演讲者的饮用水、奖章、手册,这些都将是一笔额外开销)?你真正需要多少人才能使活动顺利进行?

  • 重要的是让自己(与团队)坐下来一会儿,好好考虑活动各个方面。是否有可以预见及预防的困难?是否有需要安排住宿的特别来宾?是否需要做出一些例外安排?

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1.7 考虑推广与广告宣传。

筹备工作如火如荼进行时,你也需准备海报草图。海报应包括暂定的日期、时间、地点、主要嘉宾、活动名称以及活动主题或结语。由于时间还早,你可以慢慢做这件事,但最好是现在就催促团队做一个初版海报,看看能如何整合。

  • 你也需想一想其它推广方式。群发电邮?普通邮件?微博、微信以及市面上诸多活动网站?活动前你需要怎样招来人潮?活动时又该如何留住人潮?

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1.8 组织自己的思绪。

你现在很可能觉得自己像个就要被砍头的雪貂一样。深呼吸,然后打开Excel。为活动草拟一份时间表。准备几张电子表格组织思绪。虽然现在这些看似不必要的文书工作,但在两个月内你将会非常感谢过去的自己设想周到。

  • 为每项活动制定时间表(注明期限)。写下每个人的名字,以及何时何地需要他们的帮助。这样你可以组织自己,并顺利处理日后其他人提出的问题。

 

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提前2周组织活动

2.1 确保每件事情获得批准,且进展顺利。

确定日期、地点、主要来宾、工作人员、活动名称及结语。是否有可能会出问题的地方?最后一分钟的人员调动是否可以顺利到场?此时所有的东西应已定案,并以永久性墨水记录下来。

2.2 与团队会面。

就预算、时间安排等事项获取团队成员与主管的批准。现在是弄清楚所有问题的好时机。每个人都知道了自己的责任?他们是否对任何及所有议题感到满意?

  • 再一次与团队成员和志愿者会面,集体讨论可能产生的问题。这也是拟定行动计划的完美时机。
  • 确保团队没有任何内部问题。与所有团队领导、成员及志愿者保持联系。

2.3 把工作委派给不同的人,让有经验的人协调所有活动。

如果是大型活动,那就让不同的人协调不同的活动,并由一人负责监督。团队领导应被团队成员所信任。

  • 当人们进入会场及活动开始时,最好安排一两个人花时间与参与者会面、打招呼并宣扬此活动。基本上他们是接待委员,负责提升士气,并让人们知道自己在此活动中受到很好的照顾。

2.4 确保更新与活动相关的网站。

你可能已在各大微博、博客上进行宣传,但还有许多其它网站可供你使用。QQ空间、人人网或各论坛是一般人会想起的三大例子。如果你还未听说过这些社交媒体,现在就上网浏览!

  • 当然如果你有自己的网站、博客、微博甚至是脸谱网,也别忘了在那里宣传。你可以发送提醒信息、设置照片并检测人们对活动邀请的回复。你越活跃,你的存在就越广为人知。

2.5 募集赞助和代表们的其它金钱来源。

在即将到来的数周,你将面对许多开支,而且你也不想要完全自掏腰包!至少筹一些钱来支付首付金,比如场地、设备、承办餐饮的业者?甚至在活动还未进行前,你可能需要预先为一些人、地方或事物付款。

  • 确保你有一套系统来处理收据、确认书、发票和一般文书工作。你将需收好所有文件,以供稍后参考,所以一开始处理得越有条理越好。特别是在应付一些瞎扯废话的公司时,此步骤十分重要。

2.6 宣传活动。

准备小册子、发布广告、通知媒体、发送邮件、打电话、给社群发送信息,并拜访潜在参与者或赞助商。人们还能通过什么方式知道此活动?确保你发布的信息完整,只给人们留下几个问题,毕竟你需要引起他们对活动的好奇心!

  • 考虑目标受众。如果你尝试接触老年市民,那就不能花时间在网上发布照片或信息。你应走进老年市民常去的地方,利用他们也使用的工具。尽量确保内容可理解及正常。

2.8 备齐活动所需物品。

这些物品可能包括奖牌、游戏、纪念品、奖品或证书。外行人可能会忽略了许多小细节和小玩意儿,但你了解每一个角落,并知道要用什么填满它们。切勿忘了桌椅、音响设备、指示牌、桌布以及所有重要的大事!

  • 是否还有哪些事情需要你坐下思考?不要停止思考,直到你找出自己忘记的5件事,小至钢笔、急救药箱、电池、冰块及延长线之类的所有事情。你必须确保无论发生什么事,你都已做好万全准备。

2.9 安排每一件事。

安排拍照与录影。安排来宾的交通。为清洁人员安排食物。列表可以一直继续书写下去,但这样的话你将永远无法办好活动!

  • 安排食物和茶点。这也是为残障人士等安排特殊照顾的时候。查看是否有参与者是素食者或有其它特定的饮食需要。
  • 安排桌椅、背景板、麦克风、扬声器、电脑、液晶投影仪及领奖台,总之不错过任何需要在会场设置的设备。

2.10 准备联络名单。

你需要所有团队成员的相关电话号码、地址及电子邮件地址。此外,也需为贵宾及任何物品和服务供应商制作一个类似的联络名单。当某人没有出现或迟到,你可以透过这方面的信息寻找他们。

  • 比如说承办宴席者没有准时抵达。你会怎么做?你可以拿出这些方便的名单,打电话联络他们。他们以为你要90公斤的手撕猪肉?好吧,随便什么事情。你把名单交给某个工作人员,让他驱车前往名单列出的地址解决问题。你避免了一场危机的发生。现在你知道永远不能再与这家公司预定餐点,或是下次给予更明确的指示。

10与团队成员参观场地。看看该场地的四周,评估停车位、厕所、休息室、布置以及各种出入口。看看附近是否有些地方,可让你在紧急状况下影印文件、打电话或购买任何东西。基本上,你必须像了解自己的手背一样了解这些地形。

  • 和场地联系人交谈。他们比任何人都了解这个场地。该场地是否有你需要知道的任何问题?是否有任何时间限制?门是否会在特定时间上锁?愿上帝保佑,近期是否有预定的火警检查?

 

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活动24小时前的准备工作

3.1 保持冷静。

你已走到这一点。保持镇定,不要让自己焦虑、慌张,这一点非常重要。你越冷静,团队就越冷静,活动也将越顺利进行。再说,这一切很快就会结束了!

  • 你已走到这一点。你已做好了所有基本准备工作,你想到了所有可能发生的问题。如果真的有任何地方出错,你知道该怎么处理。记住,没人会责怪你。无论是爱吵闹的宾客还是难吃的食物,人们知道你无法控制所有事情。所以放轻松,不会有事的。

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3.2 与团队进行最后的报到确认。

确保你告诉每个人如何及何时必须到达会场。你不会想要在活动当天,整队人不断打电话向你询问会场后门在哪里。

  • 即使没有人前来提问,你仍需尽量分析他们的行为。每个人都了解自己的职责?大家都能和睦相处?如果不是,请和他们谈谈,看看你是否可以解决问题。或许某人比较适合另一个部门,或是与其他人合作。

3.3 检查所有邀请与回复。

用电子表格创建一份受邀名单,然后计算总数。在大部分活动中,回复邀请的人数不代表真正出现的人数。可能有50人说他们会来,但最后来了5人或是500人。所以尽管你应知道出席人数,但也需做好准备处理参与者过多或过少的状况。

  • 当你进行此步骤时,也请顺便提醒贵宾这项活动。你将会惊讶有那么多人会恍然大悟地说:“啊,是的,活动是在明天,对吧?”只需简单地打电话或传短讯,就能避免上述状况。

3.4 到会场检查是否一切准备妥当。

房间是否干净、可用?所有电子设备是否都设置好了,而且看起来运作正常?如有必要,你是否可以预先加载任何设备?工作人员是否已做好相应准备?

  • 检查活动人手是否足够。当然,最好有超出你需要的人手帮忙。你可能需要有人迅速去办点急事、照顾宾客需求或是处理你没有预料到的问题。或者就只是单纯地给你取一杯咖啡。

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3.5 准备给参与者的礼包。

里面可能包括一瓶水、小吃、笔记纸、一支钢笔、小册子以及他们需要的任何资料。把小纪念品包括在内也是不错的主意。这是很好的行为,可使人们确信此活动经过深思熟虑、精心策划,而且也将令他们觉得备受重视。

  • 你可以为宾客、工作人员或两者都准备礼包。毕竟谁不喜欢免费的燕麦条和钢笔呢?

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3.6 制作活动进行表。

这是根据时间和(或)房间分类的所有活动相关信息表。针对重要活动准备每分钟的议程。此表的格式由你决定。只需尽量简化内容,以方便阅读。

  • 如果你是A型人(有闯劲、愿意长时间工作),而且极其勤劳,你可能发现制作不同的进行表很有用。演讲者可能需要其他演讲者的信息列表,以及他们会在何时何地发表演说。工作人员也许只需要设备、时间以及善后计划等清单。如果你有时间,制作这些列表也许会有帮助。

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3.7 将需要带到会场的东西一一列出来。

想一想如果你到了会场,每样东西、每个人都在那了,唯一缺少的就是你忘了从家里带来的12000个杯子,那是多么糟糕的情况?真是大失败。现在你毁了一切。所以准备好清单,再三检查,然后带上所有需要的东西。

  • 如果东西分别在数个地方,那就分配不同的人进行不同的任务。这样的话,在活动当天你才不用花8小时四处奔走,聚齐一切东西,以致最后崩溃。无论俗话是怎么说的,总之人多好办事。

 

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活动当天的管理工作

策划人如何从0开始筹备一个活动?

4.1 与团队成员和志愿者提早抵达活动场地。

确保每个人都在场,所有电子设备也操作正常。最后一分钟是否还有什么问题?如果有时间,你可以分发汽水给大家、说一些鼓舞士气的话,然后休息一会儿!你们已经走到这一步了,而且已经准备妥当。

  • 确保主办方佩戴显眼的徽章或其它明显的装置,方便参与者在有需要时可以求助。有时候仅仅是相同颜色的服装(例如卡其色)是不够的。

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4.2 把场内和场外所有东西摆放好。

你是否需要在邮箱上放置气球?在角落摆设海报板?放在门口及走廊又如何?如果宾客必须穿过名副其实如迷宫般的路线,那么放置越多指示牌越好。

  • 在建筑物前放置欢迎横幅及其它信息格外有用。毕竟你想要人们从街上就能一眼看见自己该去的地方, 而没有任何疑问。
  • 设立接待处和登记处。宾客一进门时应能明确看到他们需要做什么。否则他们只会带着不确定与不安的感觉四处溜达。你是否还记得我们讨论过的接待委员会?安排某人在门边欢迎宾客,并回答问题。
  • 播放一些音乐! 音乐可以消除尴尬,否则会场会弥漫一股不自在的气氛。

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4.3 确保相关人士了解正在发生的事。

如果演讲人迟到,你们必须要有拖延策略。如果用餐时间比预计更久,他们需要知道时间表的变动。活动一般很少会照着计划顺利完成,所以如果你偏离了轨道,确保开放沟通管道。

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4.4 拍照!

你可能想要拥有可以纪念的东西,而且看着有人带着相机四处走动可令人兴奋。记录主办方的横幅、你的横幅、会场入口、接待处等。也许明年你可以用到这些东西!

  • 如果可以,安排朋友或专业摄影师负责拍照。你已经忙得够焦头烂额了!你需要与宾客闲谈及畅饮,所以安排其他人负责拍照一事吧。

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4.5 分发一些可以让宾客们带走的东西。

你可能对来宾灌输了一些想法,并想要他们离开时可以进行一些思考,琢磨某些事情或期待他们能采取行动。所以请准备小册子或他们可以带回家的东西,以便活动结束后人们可以亲自做一些事情。

  • 作为此步骤的一部分,你可以举行反馈论坛。提供他们跟进此事的方法,并让他们表达自己的意见,他们会如何改进,他们下一次想要看到什么,当然还有他们可以如何参与!

策划人如何从0开始筹备一个活动?

4.6 清理现场。检查电表、拆下横幅、搬走桌子等。

如果你需要付钱租下场地,而且下次还想要到回来,你需要把它恢复成原本的模样。他们可能因为场地状况出问题,而向你征收一些原本可以避免的费用。分配善后工作,以便能不费力地尽快把场地清理干净。

  • 检查场地,确保没有遗留值钱的东西。如果有,请成立一个失物认领处。
  • 如果你毁坏了一些东西,让该场地联系人知道这一点。最好能诚实坦白。
  • 尽量妥当处理垃圾。维护人员将会负责之后的一切事情。

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4.7 处理好所有活动后的工作。

取决于你办的活动,你也许什么也不用做,也许必须处理一长串的感谢及发票。这里有一些主意,可帮助你开始:

  • 感谢所有团队成员,尤其是主办方和志愿者。没有他们,你将无法成功举办此次活动!
  • 最后确定并结清帐目。你应尽快完成此事。待解决的杂事越少越好。
  • 设宴慰劳帮过忙的人。你需要让工作人员觉得受到感激,并让捐赠者觉得自己为一份伟大的事业做出了贡献。
  • 把任何纪念品或其它出版物分给相关人士。
  • 把发票传给主办方与其他单位。
  • 把照片贴在活动网站上。

策划人如何从0开始筹备一个活动?

4.8 事后举行检讨会议,以便下一次可以表现得更好。

完成活动并做出总结后,有什么事情是你可以换个方式进行的?什么行动凑效,而哪些不管用?你是否会选择再次举办这样的活动?你学到了什么?

  • 如果你收到反馈意见,请一一检视。如果你没有获得来宾意见,也可以询问你的团队!他们有什么想法?他们是否至少让自己乐在其中?抑或是免费的燕麦条和笔有问题?

小提示

  • 筹办活动时不同的工作就像是各类部门。预算与账目就像财务部,通知代表并确保他们参与活动就如同推广部的工作,团队管理是人力资源部,交通管理是物流部,活动策划是营运部,而与媒体及其他方面保持良好关系则像是公关部。
  • 决定哪些事情应该外包,而哪些工作应由团队成员进行。外包取决于预算、时间、质量、工作的重要性等。
  • 所有需要准备的文件清单:
  • 预算
  • 活动时间表(活动中每项节目的时间安排)
  • 邀请函
  • 受邀名单
  • 行动计划
  • 时间表(工作完成时间表)
  • 记者招待会材料
  • 演讲词
  • 参与者名单
  • 比较记录(附上演讲者简历)
  • 议事日程
  • 每一分钟的时间安排
  • 联系名单(主办方的手机号码)
  • 需要准备的东西清单
  • 需要完成的事项清单
  • 活动报道(供给媒体及其他方面)
  • 在活动当天安排人负责:
  • 全场协调
  • 表演者休息室
  • 食物
  • 舞台活动
  • 司仪
  • 电脑、液晶投影仪
  • 摄影师
  • 接待处
  • 人群管理、人群公关
  • 停车场
  • 保安工作
  • 分发各种东西(给特定人士及参加者的礼物、证书)
  • 活动前安排人或筹委会负责:
  • 赞助商
  • 本地参与者
  • 主要嘉宾、演讲者
  • 设计、印刷、收集及评估文章
  • 奖品、纪念品、礼物、横幅、证书、手信
  • 交通、承办酒席者、场地安排、布置、背景幕、停车场
  • 媒体、公关、宣传营销
  • 选择场地及议价时需考虑的因素:
  • 场地容量(代表人数,排除流动性代表)
  • 食物供应(如果备有食物)
  • 时间安排(活动在该场地何时开始及结束)
  • 灯光配置(如果是夜间活动)
  • 是否有空调
  • 是否提供所需设备(麦克风、扬声器等)
  • 讲台上摆放的家具(桌椅、桌布)
  • 是否允许有音乐或娱乐(非正式节目)
  • 后备电源
  • 场地是否容易到达,无论它是否位于市中心,代表们能否顺利抵达?
  • 主办房的特别房间、化妆间等
  • 总成本
  • 当某人提供帮助(包括金钱上的帮助),立即给予回应并真诚地感谢他们。
  • 保持微笑。对每个人彬彬有礼,包括团队内外的所有人。
  • 决定日期时需要考虑的因素:
  • 主要嘉宾及其他贵宾是否在那天有空
  • 受众可以出席的最佳日期
  • 所有工作需准时。如果你迟到,请即时通知你需要向其报道的人。
  • 主动四处走走,寻找有什么你可以帮忙的待办事项,一看到就立即着手处理。
  • 发生问题时不要责怪他人,也不要放在心上,引起紧张气氛,应尽力解决问题。
  • 除非你有建议或解决方法,否则不要批评任何人。
  • 任何时候都不要把分派给你的工作及责任转分给其他人。
  • 如果你借任何东西,需要负责在规定的时间内归还。
  • 不要重犯任何错误。
  • 计划是必要的。在团队会面时计划“要做的事”。然后坚持遵循计划。
  • 在较小型的小组会议里计划“怎么做”、“活动应该怎么进行”等,这项步骤也是同等重要。
  • 想法最需要的是适当的执行,为活动的成功一直计划到最后一刻…
  • 稳打稳扎。不要匆忙沟通。否则只会浪费更多时间。
  • 以高昂的士气与积极的态度对待每个人。不要向任何人乞求。
  • 对你的工作负责任。
  • 无论工作是否成功完成,都可自愿地在规定的时间向分派工作给你的人报告。
  • 记下所有重要细节。
  • 怀着愉快的心情,尤其是当你置身于人群中。
  • 不要离开你被安排或所负责的柜台或座位。

警告

  • 做好应付任何状况的准备。有时候事情会失去控制。如果你是团队的一员,当有人冲着你嚷嚷时,请不要为此生气(也许那个人很紧张)。如果你是协调员,不要紧张或惊慌。冷静地处理事情。尝试想想将会发生什么状况,而到时候你可以做些什么。
  • 不要惊慌或紧张。冷静的思维将在适当的时间带来更好的成果。
本文来源 会小二(公众号ID: huixiaoer_com)原创,由雨姐推荐发布,观点不代表策划人网立场,转载请联系原作者。
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